Siamo e saremo in stato continuo di “work in progress”:
ogni vostra segnalazione, suggerimento, correzione è assai gradita.
Al primo accesso in Stomatikos, procedere alla personalizzazione dei propri parametri. Vai in PROFILO e:
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Crea una lista per comporla con i prodotti dei diversi fornitori; |
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Ricerca e seleziona i prodotti da ordinare nel motore di ricerca; |
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Raffina la selezione con la ricerca di prodotti similari cioè equivalenti; |
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Trasforma automaticamente la tua lista in ordini verso più fornitori; |
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Ora può iniziare la RICERCA dei prodotti da inserire nelle proprie LISTE con le quantità desiderate. Nella sezione PROFILO, oltre i dati identificativi dello Studio, l’inserimento del proprio Logo (che apparirà negli ORDINI) vi è l’elenco di tutti i fornitori Stomatikos: si può scegliere se selezionarne solo alcuni oppure visionare i prodotti di tutti.
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Una vera e propria “Lista della Spesa” da comporre e conservare in attesa del suo completamento per poi effettuare l’ordine. Lo Studio può gestire più liste contemporaneamente (ad es. “mensile”, “straordinaria”) di uno o più utenti interni. Attraverso la RICERCA, via via, vi si selezionano i prodotti indipendentemente dai fornitori: sarà infatti Stomatikos, al momento del passaggio della LISTA all’ORDINE a separarli per la spedizione ai singoli fornitori. |
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Grazie a Stomatikos, prima di ordinare si possono confrontare i prezzi dei prodotti che per l’esperienza dello Studio risultano EQUIVALENTI, cioè di diversi fornitori ma similari. Le equivalenze “memorizzate” comporranno “l nostri prodotti equivalenti”. Questi verranno condivisi, via, via, grazie al sistema Stomatikos con quelli indicati da tutti gli Studi Dentistici ed Odontotecnici utenti; divenendo di fatto una complessiva “recensione” che nel tempo potrà ulteriormente favorire le scelte. |
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Una volta completata la LISTA attraverso la RICERCA e confrontato i prodotti scelti con gli EQUIVALENTI, con un clic la si trasforma in ORDINE. Stomatikos oltre ad aggiornare in tempo reale i prezzi offerti dai fornitori, divide a questo punto l’ordine per specifici fornitori segnalando, per ognuno, se si è raggiunto il “minimo d’ordine” ed il “minimo per spedizione gratuita”: questo consente di poter integrare (attraverso prodotti di uso continuativo, ad es.) prima di effettuare l’invio. Il Sistema automaticamente separerà gli invii agli specifici fornitori. |
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La messaggistica interna consente di tenere sempre sott’occhio i promemoria e le necessità particolari da comunicare. E’ uno strumento indispensabile per coordinare le attività che abilitano più persone all’uso di Stomatikos. |
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Utilizza le funzioni di gestione del tuo magazzino, dall’inventario iniziale al controllo dell’arrivo dei prodotti, la movimentazione e la consultazione di rapporti di giacenza. Stomatikos ti aiuta anche nel calcolo del fabbisogno e nella gestione dei lotti e scadenze: ti avvisa con un alert se arrivi sotto la scorta minima o in prossimità di una scadenza di prodotto. |
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Tieni sotto controllo i numeri che generi con Stomatikos. I rapporti ti consentono di vedere il totale degli ordini inviati per singolo fornitore, ed effettuare calcoli di valore acquistato per ogni articolo. |
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Inserisci i dati anagrafici del tuo studio, personalizzando le tue pagine web e l’invio degli ordini ai fornitori. Seleziona i fornitori che vuoi vedere nelle tue ricerche, e personalizza le specifiche di fornitura. |
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Tieni le tue password in sicurezza. Indica le impostazioni di base per far funzionare il tuo Magazzino Imposta la stampa delle etichette barcode da applicare ai prodotti di Magazzino |
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Puoi assegnare utenze ai tuoi collaboratori, così da collaborare alla composizione delle liste e degli ordini. Puoi scegliere se assegnare utenze da amministratore o da collaboratore, a seconda delle responsabilità. |
Entrato nell’editazione dell’ordine, puoi variare le quantità da ordinare oppure eliminare uno o più prodotti non voluti. Ti ricordiamo che puoi vedere due colonne di prezzi, passando sui quali verrà in evidenza la data di rilevazione del prezzo:
Puoi inserire 2 note:
Attenzione!! Nel campo Data, ora e minuto da inviare puoi pianificare il momento dell’invio dell’ordine, che avverrà automaticamente al raggiungimento della data impostata.
Una volta variato, l’ordine può essere salvato. Consigliamo di vedere sempre il tasto Equivalenti.
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Con questo tasto ti vengono proposti i prodotti che sono registrati come equivalenti a quelli ordinati, così da poter effettuare una valutazione di acquisto precisa in termini di convenienza economica. La comparazione riporta in valore assoluto ed in % il risparmio o la perdita in caso di “sostituzione” di un prodotto con uno equivalente, come nell’esempio sotto:
Il prodotto 32946 risulta più conveniente del 10600671 del 32,4%. Se decidi di acquistare il prodotto 32946, procedi come in questo esempio:
Stomatikos vedrà se hai un ordine in status NUOVO con il fornitore del prodotto 32946, e lo aggiungerà a questo. Altrimenti creerà un ordine in status NUOVO verso quel fornitore, contenente il prodotto 32946. |
Con questa funzione ti vengono proposti i prodotti che sono registrati come equivalenti a quelli ordinati, così da poter effettuare una valutazione di acquisto in termini di convenienza economica. La comparazione riporta in valore assoluto ed in % il risparmio o la perdita in caso di “sostituzione” di un prodotto con uno equivalente, come nell’esempio sotto:
Il prodotto 32946 risulta più conveniente del 10600671 del 32,4%. Se decidi di acquistare il prodotto 32946, procedi come in questo esempio:
Stomatikos vedrà se hai un ordine in status NUOVO con il fornitore del prodotto 32946, e lo aggiungerà a questo. Altrimenti creerà un ordine in status NUOVO verso quel fornitore, contenente il prodotto 32946.
| Ubicazione di origine |
Attenzione!! L’inventario viene effettuato per singola ubicazione di magazzino; per prima cosa, selezionare l’ubicazione nella quale si vuole inserire dati. |
| Con questo tasto si visualizza lo stato dell’inventario, in base all’ubicazione selezionata, con la possibilità di effettuare variazioni prima della chiusura. | |
| Con questo tasto si procede alla creazione di un file PDF con i dati dell’inventario in base all’ubicazione selezionata. | |
| Con questo tasto si procede alla pagina di chiusura dell’inventario. |
L’inventario può essere gestito con le due modalità sotto descritte.
1 – INSERIMENTO DATI IN MODALITA’ MANUALE
| Nome prodotto/Codice fornitore/Codice a barre |
Ricercando il prodotto con il barcode/per codice/per nome, il sistema ci propone di inserire manualmente i dati di Lotto, scadenza e quantità. Cliccando su si apre la maschera di consultazione. |
Si apre la maschera di consultazione del prodotto con la tabella sotto illustrata:
| Foto – ID prodotto | Si visualizzano la foto del prodotto ed il codice ID del sito web del produttore, se presente e rilevato da Stomatikos. In caso di prodotti non censiti nel motore, appare la scritta “esterno”. |
| Nome/Codice | E’ il nome prodotto (con accanto fino a due codici univoci identificativi), inserito manualmente o importato da fatture elettroniche (file xml) |
| Marca | E’ visualizzata nel caso sia stata inserita manualmente o rilevata dal motore di ricerca o da fattura elettronica xml |
| Fornitore | Il fornitore è visibile per tutti i fornitori censiti nel motori di ricerca o inseriti manualmente |
| Variante | Se presente una variante dello stesso prodotto, questa viene proposta nella sua specifica |
| Quantità ubicazione |
E’ la quantità di prodotto inventariato in quella ubicazione. Viene indicata la quantità totale di confezioni o imballi, sommatoria dei lotti che inseriamo, indifferentemente da come vogliamo scaricare il prodotto (alle volte per singola confezione, alle volte per l’intero imballo). |
| Confezioni per imballo |
E’ la quantità di confezioni presenti in un singolo imballo. Esempi:
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| Quantità minima | E’ la scorta minima che si vuole avere di un prodotto (come sommatoria dei lotti). Indicata nell’apposito campo, il dato servirà anche per il calcolo del fabbisogno. |
Cliccando su Lotti si apre la maschera di inserimento, come sotto riportato:
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Vanno inserite le specifiche dei prodotti: lotto e della scadenza, ed è possibile abbinare il barcode presente sulla scatola/confezione, oltre la quantità inventariata. Attenzione!! Cliccando su Conferma vengono memorizzati i dati di quantità: ricordiamo che se il prodotto verrà scaricato “per imballo” o “per confezione” dipende se verrà inserito un valore nel campo Confezioni per imballo: se lasciato vuoto si intenderà “quantità di imballi” se valorizzato si intenderà “quantità di confezioni”. |
2 – INSERIMENTO DATI CON LETTURA BARCODE SEQUENZIALE
Si consiglia l’uso del tasto in quanto consente l’identificazione immediata di quanto presente in magazzino.
| Barcode Edita quantità (scegliere prima della lettura) |
Ad ogni lettura di barcode viene proposto un prodotto e le informazioni già presenti, con la quantità teoricamente presente nell’ubicazione. Attenzione!! Se spuntato il campo Edita quantità, sarà possibile inserire manualmente la quantità corretta nel campo, altrimenti sarà il numero di letture di barcode ad indicarne la quantità: ad esempio, per indicare 5 confezioni inventariate, dovrò leggere 5 volte il barcode. |
Il sistema propone, in maniera incrementale, l’elenco degli ultimi 5 barcode letti, con informazioni in tabella per sola visione. La situazione dell’inventario dell’ubicazione si richiama, ricordiamo, dall’apposito tasto
Da questa funzione si controlla il funzionamento di Stomatikos.
Identificazione e fatturazione
Controllare che i dati aziendali di fatturazione siano corretti, al primo accesso, e modificali ogni qualvolta necessario.
File logo
Inserendo (o modificando) il vostro logo verranno personalizzate le pagine e le stampe PDF che saranno inviate, tramite Stomatikos, con i dati ed il logo proprio (altrimenti userà solo i dati scritti).
File dei prodotti
Caricare il file .csv preparato per l’importazione, e cliccare sul tasto Importa prodotti. Si aprirà una maschera come sotto:
Verificare che i dati siano stati importati correttamente, ed in caso positivo cliccare sul tasto Conferma per concludere l’operazione. Attenzione!! Nel caso i dati non siano impaginati correttamente, cliccare su Annulla e verificare la corretta composizione del file .csv prima di riprovare l’importazione.
File delle varianti
La procedura è identica all’import del file dei prodotti.
Da questa pagina si controllano ed integrano i dati della fattura elettronica. Attenzione!! Una volta caricata e visibile a video, Stomatikos ha già aggiornato il magazzino: prima di uscire dalla schermata, rendendo definitiva l’acquisizione, è possibile eliminare le righe che non sono di pertinenza del magazzino. L’intera fattura è invece eliminabile richiamandola dal listato fatture.
| Dalla riga |
E’ possibile stampare i barcode interni dei prodotti filtrati e visibili a video. Attenzione!! Inserire i dati di Lotto e Scadenza prima di stampare le etichette con i barcode interni, se utile: tali dati sono usati nella creazione del barcode. Si fa presente che la stampa etichette avviene per numero imballi (dove apporre il barcode da noi stampato) e non per confezioni: Stomatikos provvede al calcolo. Esempio: all’arrivo merce si sono caricati 4 imballi da 5 confezioni (tot. 20 confezioni) e se ne sono usate 7 confezioni, con una giacenza di 13, Stomatikos stampa 3 copie del barcode. Attenzione!! Si ricorda di indicare preventivamente i margini del foglio di stampa (formato A4) nella pagina Preferenze. Per evitare spreco di etichette, sarà possibile indicare la riga di inizio stampa prima di avviarne il processo |
Il file xml della fattura elettronica viene elaborato per mostrare due tipi di dati:
| RIGA GRIGIA | Sono le righe con i prodotti della fattura, dove inserire/verificare i dati relativi al prodotto acquistato |
| RIGA BIANCA | Sono le righe con i prodotti proposti da Stomatikos come similari; il sistema ha calcolato una % di equivalenza tale da essere mostrato allo Studio per valutarlo |
| Riga fattura Foto | Viene indicato un numero progressivo e una foto se disponibile | ||||||
| Cod. 1 | E’ il primo codice di prodotto rilevato in fattura, presente anche nei d.d.t. in caso di fattura differita | ||||||
| Cod. 2 | E’ un eventuale secondo codice di prodotto, raramente presente anche nei d.d.t. in caso di fattura differita | ||||||
| Prob. % | Nella riga bianca, indica la % di probabilità che il prodotto proposto da Stomatikos sia lo stesso di quello in fattura. | ||||||
| Descrizione | Descrizione testuale del prodotto, che può differire con altri documenti. Potrà essere corretto dalla funzione Movimenti. Nella riga bianca, per una completa valutazione del prodotto equivalente proposto, appare il link alla pagina prodotto del sito del fornitore | ||||||
| Marca | Il campo marca è solitamente non valorizzato con l’importazione xml in quanto spesso non indicato dal Fornitore in maniera rilevabile | ||||||
| Prezzi | Il prezzo dell’articolo in fattura, oppure del prodotto identificato come similare da Stomatikos | ||||||
| Fornitore | Il Fornitore del prodotto che il sistema ha calcolato con una % di equivalenza tale da essere mostrato allo Studio per valutarlo | ||||||
| Identifica |
Il numero sotto la mano indica quanti studi hanno indicato l’equivalenza. |
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| Quantità arrivata |
su 5 – La quantità di imballi arrivata è importata dalla fattura: i prodotti, nel loro imballaggio, possono essere “singoli” oppure possono contenere più confezioni singole/monodose (es: 1 imballo con 12 confezioni) X Confezioni – Inserire il numero di confezioni presente nell’imballo, se vogliamo caricare/scaricare il magazzino per singola confezione. Se lasciato vuoto, o inserito il numero 1, l’imballo sarà considerato “intero” e privo di confezioni interne |
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| Altri dati |
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| No scadenza | Attenzione!! Se non viene inserito Lotto e scadenza, per abbinare un barcode è obbligatorio spuntare il campo , altrimenti il sistema non fa andare avanti | ||||||
| Non considerare | Il tasto serve ad eliminare le righe di fattura che non hanno pertinenza con il magazzino (spese d’incasso, trasporto, altro) |
Il magazzino è pensato per l’uso dei codici a barre siano essi 1D, Datamatrix, Qrcode, al fine di rendere veloci le operazioni di carico ma soprattutto di scarico (utilizzo) dei prodotti via via prelevati. Per questo è indispensabile un lettore di barcode preferibilmente wirless così da adattarsi ad ogni possibile utilizzo in mobilità.
Ma la vera premessa indispensabile – per l’esperienza acquisita anche dialogando con molti di voi – è un rigoroso e continuativo mantenimento di regole e procedure interne molto definite: perché oltretutto è la migliore garanzia, non solo di evitare sprechi e sorprese negative, ma di semplificare realmente il flusso di lavoro in entrata ed in uscita.
Per questo al primo accesso dobbiamo indicare “come” è impostato il lavoro dello Studio. In PREFERENZE, oltre alla personalizzazione della propria password, troverete: “Stampa barcode”. È sufficiente dare un codice ad ogni referente dello Studio; stamparli in un unico foglio; appenderlo in magazzino.
Da questo momento ogni operazione ha un “chi, cosa, quando”. Un semplice tablet presente in magazzino, collegato al portale Stomatikos registrerà ogni movimento. E’ possibile inoltre (ove necessario): creare dei Centri di costo (singola poltrona, un dottore…) a cui abbinare i movimenti di magazzino, per avere una rendicontazione di quantità e costo dei prodotti utilizzati. Anche per questa funzione si stampa un semplice foglio A4 contenete i barcode da leggere per abbinare il movimento al centro di costo. (Per chi vuole gestire un unico Centro di Costo questo viene indicato di default in automatico ad ogni operazione).
Al primo accesso in Stomatikos, procedere alla personalizzazione dei propri parametri:
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PROFILO | Dalla pagina Profilo, rivedere i dati dello Studio, dei fornitori e altro come specificato nella Guida della pagina |
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PREFERENZE | Dalla pagina Preferenze, creare ed indicare i Centri di Costo |
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MAGAZZINO/UBICAZIONI | Dalla pagina Magazzino, entrare nella funzione Ubicazioni per crearne di aggiuntive, se necessario |
Nella righe bianche, il sistema consente di indicare se il prodotto di un altro fornitore presente nel motore di ricerca e proposto a video è lo stesso rispetto a quello acquistato.