Dopo la compilazione del form si riceverà una email di conferma dei dati inviati, a cui seguirà l’invio delle credenziali di accesso. Attenzione!! Può accadere che la email di conferma venga reindirizzata in spam: controllare anche quella casella. Nota bene: le iscrizioni effettuate con “email temporanee” non sono accettate.
Entro la scadenza dei 10 giorni di prova si può acquistare il servizio tramite Paypal o bonifico bancario come sarà visibile nella propria bacheca. Altrimenti, dopo i 10 giorni di prova la piattaforma non sarà più accessibile; i dati inseriti rimarranno tuttavia disponibili per ulteriori 10 giorni dopo la scadenza, per permettere di completare l’eventuale acquisto fruendo del lavoro salvato precedentemente. Dopo la scadenza l’acquisto sarà sempre possibile tramite la pagina Registrati.
* indica campo obbligatorio
Configura Stomatikos per iniziare a lavorare
Al primo accesso in Stomatikos, procedere alla personalizzazione dei propri parametri. Vai in PROFILO e:
Rivedi i tuoi dati aziendali: controlla che siano corretti;
Seleziona i fornitori di cui vuoi ricercare i prodotti: i fornitori che saranno spuntati appariranno nei risultati di ricerca dei prodotti;
Rivedi i dati di invio ordini: troverai i dati di default di ogni fornitore (ordine minimo, spedizione gratis ecc..) assieme al nome del referente e l’email a cui saranno inviati gli ordini. Puoi inserire dati diversi se hai accordi o referenti personalizzati;
Carica il tuo logo: inserisci il logo del tuo studio per personalizzare le stampe che saranno inviate da Stomatikos.
Adesso sei pronto ad operare: dalla creazione delle liste all’ordine
1
Crea una lista per comporla con i prodotti dei diversi fornitori;
2
Ricerca e seleziona i prodotti da ordinare nel motore di ricerca;
3
Raffina la selezione con la ricerca di prodotti similari cioè equivalenti;
4
Trasforma automaticamente la tua lista in ordini verso più fornitori;
Selezionare una lista di prodotti da acquistare (o crearne una nuova);
Iniziare la ricerca dei prodotti che interessano!
Attenzione!! La ricerca viene effettuata sia per nome prodotto che per categoria merceologica data dal fornitore. Ad esempio, se cerchiamo “anestetici” il risultato riporterà i prodotti che sono classificati in tale categoria dai fornitori, anche se nessun prodotto si chiama specificatamente “anestetici” (ma ad esempio “Sodio cloruro in sacca”)
E’ possibile cercare parole anche non in ordine (esempio: “siringhe anestesia” è uguale a “anestesia siringhe”).
Ricordarsi che i prodotti possono essere ricercati sia con parola al singolare che plurale (esempio: “siringa” non è uguale a “siringhe”).
Ricercando con un maggior numero di parole la selezione dei prodotti è maggiore, come in ogni motore di ricerca.
E’ possibile filtrare per “marchio” di prodotto. Attenzione!! I fornitori possono non mettere il marchio del prodotto, o indicare il medesimo marchio con leggere differenze (ad esmpio: Bien Air non è uguale a Bienair)
Attenzione!! I fornitori mostrati nel menù a tendina sono quelli segnati come attivi nella pagina Profilo. Se non viene mostrato un fornitore di cui volete cercare i prodotti, verificate che abbia il check di attivazione nella pagina Profilo.
Visualizzati i risultati della ricerca, si può procedere con il lavoro selezionando ed indicando la quantità desiderata di articoli, che verrà aggiunta alla lista. I prodotti sono ordinati per prezzo, dal meno costoso al più costoso.
Questo tasto apre la lista che si sta aggiornando in una nuova scheda, per avere sempre sotto controllo il lavoro.
Articoli con varianti
I prodotti possono avere delle varianti (ad esempio di colore, o di taglia…) che possono essere scelte per indicare precisamente il prodotto che vogliamo ordinare. Stomatikos propone le varianti di un prodotto in 2 diversi modi, a seconda di come sono indicate nel sito del fornitore:
vengono proposti con il menù a tendina “Scegli una variante”: in questo caso basta cliccare sulla variante prescelta, ed indicarne la quantità nell’apposito campo;
il prodotto viene ripetuto nella lista dei risultati: come se fosse un prodotto diverso per ogni variante possibile vengono proposti singolarmente nel listato.
Equivalenti: inizia a segnalare i tuoi prodotti equivalenti
Con Stomatikos si possono abbinare i prodotti che per l’esperienza dello Studio sono equivalenti, cioè uno può sostituire l’altro.
Per ottenere il miglior risultato, al momento delle ricerche andate ad indicare quei prodotti già sperimentati, di diversi fornitori e di altri marchi, che avete verificato essere equivalenti con quello scelto.
Le equivalenze da noi indicate compongono “l nostri prodotti equivalenti“. Ciò contribuirà, grazie all’intelligenza Stomatikos, a generare una “somma” di equivalenze sperimentate da tutti gli Studi professionali iscritti, permettendo una verifica veramente completa delle offerte presenti sul mercato, che saranno visibili sotto “Prodotti considerati da altri come equivalenti“.
Al momento della scelta possono essere richiamati per decidere quale acquistare.
Come procedere?
Nella colonna Segnala equivalenza, selezionare due o più articoli che si vogliono abbinare e rendere equivalenti.
Per procedere all’abbinamento, cliccare sul tasto in alto a destra. Dopo la conferma i prodotti saranno riconosciuti come equivalenti: il grado di equivalenza sarà impostato richiamandoli dalla pagina Prodotti equivalenti.
Apre una nuova scheda del browser dove vengono proposti “l nostri prodotti equivalenti” e gli “Prodotti considerati da altri come equivalenti”. E’ possibile operare anche da quella scheda, inserendo le quantità desiderate anche da li ed aggiornare la lista.
Evidenzia in giallo, senza spostarsi dalla pagina di ricerca effettuata, quali sono gli articoli segnalati dallo Studio come equivalenti rispetto a quello selezionato.
Attenzione!! Le indicazioni di equivalenza saranno visibili effettuando una nuova ricerca del medesimo prodotto.
COMPLETATE LE RICERCHE E COMPOSTA LA LISTA SI PASSA ALLA PAGINA ORDINI
Non sempre l’offerta più bassa è la migliore se non raggiungo il minimo d’ordine per fornitore
Il primo passo per giungere agli ordini è quello della creazione di Liste personalizzate.
Le liste hanno diversi status, filtrabili anche per data:
Nuove: la lista non è mai stata utilizzata per creare ordini verso fornitori;
In uso: la lista è già stata utilizzata per creare ordini verso fornitori (ed è sempre replicabile e modificabile);
Archiviate: la lista viene archiviata e non è più utilizzabile per creare ordini verso fornitori.
Inoltre una lista può essere indicata, a livello di permessi, come:
Pubblica: tutti gli utenti dello Studio possono vederla e modificarla;
Solo lettura: tutti gli utenti dello Studio possono vederla ma solo il proprietario può modificarla;
Infine sono visibili due colonne con i Valori della lista. Nello specifico:
Valore Catalogo: è l’importo della lista calcolata prendendo i normali prezzi di listino del fornitore;
Valore scontato: è l’importo della lista calcolata prendendo i i prezzi scontati o in offerta del fornitore. E’ il valore usato per il calcolo dell’importo dell’ordine.
Con questo tasto si genera una nuova lista che, ricordiamolo, può essere indicata come pubblica o di sola lettura.
Con questo tasto si crea il file PDF della lista.
Con questo tasto si procede alla copia (clonazione) di una lista; la copia assumerà lo status di NUOVO per essere elaborata/aggiornata.
Selezionando due o più liste pubbliche, queste vengono unite in una sola lista. Attenzione!! Se il medesimo prodotto è presente in due o più liste da raggruppare, il software non le cumula in una sola riga ma ripropone le singole righe all’interno dell’ordine raggruppato.
Con questo tasto si invia il file PDF della lista ad uno o più indirizzi email.
Questo tasto consente l’archiviazione delle liste che non saranno più usate per la creazione di ordini.
Attenzione!! Questo tasto elimina definitivamente la lista, in qualsiasi status, procedere con cautela!
Ora può iniziare la RICERCA dei prodotti da inserire nelle proprie LISTE con le quantità desiderate.
Nella sezione PROFILO, oltre i dati identificativi dello Studio, l’inserimento del proprio Logo (che apparirà negli ORDINI) vi è l’elenco di tutti i fornitori Stomatikos: si può scegliere se selezionarne solo alcuni oppure visionare i prodotti di tutti.
Componi liste di prodotti da trasformare in ordini
Una vera e propria “Lista della Spesa” da comporre e conservare in attesa del suo completamento per poi effettuare l’ordine.
Lo Studio può gestire più liste contemporaneamente (ad es. “mensile”, “straordinaria”) di uno o più utenti interni.
Attraverso la RICERCA, via via, vi si selezionano i prodotti indipendentemente dai fornitori: sarà infatti Stomatikos, al momento del passaggio della LISTA all’ORDINE a separarli per la spedizione ai singoli fornitori.
Grazie a Stomatikos, prima di ordinare si possono confrontare i prezzi dei prodotti che per l’esperienza dello Studio risultano EQUIVALENTI, cioè di diversi fornitori ma similari. Le equivalenze “memorizzate” comporranno “l nostri prodotti equivalenti”.
Questi verranno condivisi, via, via, grazie al sistema Stomatikos con quelli indicati da tutti gli Studi Dentistici ed Odontotecnici utenti; divenendo di fatto una complessiva “recensione” che nel tempo potrà ulteriormente favorire le scelte.
Una volta completata la LISTA attraverso la RICERCA e confrontato i prodotti scelti con gli EQUIVALENTI, con un clic la si trasforma in ORDINE.
Stomatikos oltre ad aggiornare in tempo reale i prezzi offerti dai fornitori, divide a questo punto l’ordine per specifici fornitori segnalando, per ognuno, se si è raggiunto il “minimo d’ordine” ed il “minimo per spedizione gratuita”: questo consente di poter integrare (attraverso prodotti di uso continuativo, ad es.) prima di effettuare l’invio.
Il Sistema automaticamente separerà gli invii agli specifici fornitori.
Utilizza le funzioni di gestione del tuo magazzino, dall’inventario iniziale al controllo dell’arrivo dei prodotti, la movimentazione e la consultazione di rapporti di giacenza.
Stomatikos ti aiuta anche nel calcolo del fabbisogno e nella gestione dei lotti e scadenze: ti avvisa con un alert se arrivi sotto la scorta minima o in prossimità di una scadenza di prodotto.
La funzione consente di gestire gli ordini da inviare ai Fornitori. Ricordiamo di tenere sempre aggiornato il Profilo con gli indirizzi email di destinazione degli ordini, assieme ai vostri dati se personalizzati (ordine minimo, spedizione..). Questo consente di aiutarvi, con alert di colore, nella valutazione dell’importo dell’ordine. La tabella riepilogativa all’apertura della pagina visualizza in maniera intuitiva i dati principali dell’ordine, e consente con l’azione Edita di entrarvi per modificarlo. Nella tabella riepilogativa sono importanti le voci di:
Valore catalogo: è il valore dell’ordine calcolato con i normali prezzi di catalogo, senza tenere conto delle offerte e degli sconti.
Valore scontato: è il reale valore dell’ordine, calcolato con il prezzo finale di ogni prodotto; è l’importo che sarà inviato al fornitore per la richiesta di provvista. Può assumere tre diversi colori, a seconda della rispondenza dell’importo ai requisiti minimi del fornitore:
Rosso:l’importo dell’ordine non supera il minimo di ordine necessario alla fornitura;
Viola:l’importo dell’odine supera il minimo di ordine necessario, ma non quello per la spedizione gratuita;
Nero: l’importo dell’ordine supera il minimo di ordine e di spedizione gratis: la situazione ottimale.
Gli ordini hanno diversi status, filtrabili anche per data:
Nuovi: l’ordine generato non è mai stato inviato al fornitore;
Ordinati: l’ordine generato è stato inviato al fornitore;
Arrivati: l’ordine è arrivato dal fornitore e inserito in magazzino;
Chiusi: l’ordine non viene più elaborato ed è definitivamente archiviato.
I tasti di azione
Con questo tasto si procede alla creazione degli ordini partendo da una o più liste. Cliccando sul tasto viene presentata la maschera con tutte le Liste che possono essere usate per la creazione degli ordini. Vanno selezionate una o più, e quindi si clicca sul tasto Crea Ordini: Stomatikos presenterà gli ordini generati nello status NUOVO, pronti per l’elaborazione e/o l’invio.
Con questo tasto si procede alla generazione del file PDF dell’ordine.
Con questo tasto si procede alla copia (clonazione) di un ordine; la copia assumerà lo status di NUOVO per essere elaborato.
Con questo tasto, una volta selezionati più ordini di uno stesso fornitore, si procede a raggrupparli in un solo ordine cumulativo. Attenzione!! Se il medesimo prodotto è presente in due o più ordini, Stomatikos riporterà una riga di ordine per ognuno di essi, e non procederà alla sommatoria: si dovranno quindi cancellare gli eventuali doppioni.
Con questo tasto, una volta selezionati gli ordini, si controlla che i prezzi presenti nell’ordine siano aggiornati in tempo reale: se non lo sono, procede all’aggiornamento in automatico confermando la riuscita dell’operazione.
Con questo tasto si invia il file PDF dell’ordine ad uno o più indirizzi email che non siano quelli del fornitore destinatario della richiesta di fornitura.
Questo tasto consente la creazione di Liste partendo da uno o più ordini: è il passaggio inverso rispetto alla usuale creazione di ordini partendo da Liste.
Attenzione!! Questo tasto elimina definitivamente gli ordini, in qualsiasi status, procedere con cautela!
INOLTRATO L’ORDINE, SI PUO’ PROCEDERE CON LA GESTIONE DEL MAGAZZINO
Le liste possono essere modificate variando la quantità di prodotto nella apposita casella. Attenzione!! La modifica va salvata ad ogni variazione di quantità.
Particolare attenzione va rivolta alle varianti di prodotto. Abbiamo due tipi di visualizzazione che si presentano a seconda del fornitore:
Fornitori che mostrano un solo prodotto, con un menù a tendina: si vedrà un singolo articolo con sotto la possibilità di scelta tramite un menù tendina che ne propone le varianti (colore, taglia, dimensioni, composizione…)
Fornitori che indicano 1 singolo prodotto per ogni variante del medesimo: se un prodotto ha 4 varianti (ad esempio il colore) appariranno come 4 articoli diversi (spesso avranno la foto identica).
I prezzi rilevati, una volta richiamata la lista, sono sottoposti ad aggiornamento in tempo reale.
Con Stomatikos tramite la Ricerca si possono abbinare i prodotti già sperimentati, di diversi fornitori e di altri marchi che per l’esperienza dello Studio sono equivalenti, cioè uno può sostituire l’altro.
Attenzione!! L’indicazione preventiva delle equivalenze da voi sperimentate risulterà lo strumento più incisivo dal punto di vista economico; essi comporranno “l nostri prodotti equivalenti”, e all’atto della scelta, richiamati, vi guideranno all’acquisto più conveniente al momento. Ricordiamo che le indicazioni di equivalenza verranno elaborate e condivise, grazie all’intelligenza Stomatikos, assieme a quelle indicate da tutti gli Studi Dentistici ed Odontotecnici utenti, divenendo di fatto una complessiva ed incrementale “recensione” che nel tempo potrà ulteriormente favorire le scelte.
Si possono utilizzare due modalità di ricerca, tramite i tasti:
In questo caso la ricerca è generica e soltanto delle nostre equivalenze; inserito il prodotto che vogliamo, tramite una parola chiave, il software ci propone il risultato. Attenzione!! Se indichiamo un termine generico come ad esempio “adesivo” avremo come risultato la visione di tutti i prodotti che abbiamo abbinato in precedenza che riportino la parola “adesivo” nel titolo, ed i prodotti possono essere di ogni categoria merceologica: per questo la visualizzazione è a 2 colonne: nella sinistra il prodotto ricercato, in quella di destra il prodotto equivalente.
In questo caso la ricerca è puntuale, anche delle equivalenze segnalate da altri. Viene presentato il listato con ogni singolo prodotto che presenti abbinamenti di equivalenza. Con il tasto vedi si entra in ogni singolo prodotto ed in basso vengono riportate le equivalenze su singola riga.
Visualizzato l’articolo che interessa, si procede all’assegnazione del “grado di equivalenza”. Possiamo assegnarlo, naturalmente, solo ai prodotti indicati da noi come equivalenti.
Il prodotto proposto viene dichiarato identico a quello abbinato, e fa comparire la scritta LO STESSO a conferma.
Viene tolta la dichiarazione di identicità al prodotto, a cui si può adesso indicare un grado di equivalenza.
Si elimina l’indicazione di equivalenza e si rimuove dal listato. Attenzione!! In caso di errore non è possibile tornare indietro, si deve rifare la procedura di abbinamento dalla funzione Ricerca, a meno che non abbiamo aggiunto l’equivalenza prelevandola da “Prodotti considerati da altri come equivalenti“. In questo caso esso tornerà ad essere indicato come tale.
Equivalenza
I gradi di equivalenza sono 3, da indicare in base alla tua valutazione: alta, media, bassa. Questo consente di ponderare al meglio la scelta del prodotto al momento che l’informazione viene richiamata.
Se nella ricerca del prodotto equivalente usiamo il tasto Mostra tutti, vengono proposti anche i “Prodotti considerati da altri come equivalenti“, con la possibilità di “fare nostro” il prodotto indicato equivalente da altri. Questo tramite il tasto:
Il prodotto proposto viene importato nei nostri prodotti equivalenti, e da li è possibile indicare il grado di equivalenza.
Con Stomatikos tramite la Ricerca si possono abbinare i prodotti già sperimentati, di diversi fornitori e di altri marchi che per l’esperienza dello Studio sono equivalenti, cioè uno può sostituire l’altro.
Attenzione!! L’indicazione preventiva delle equivalenze da voi sperimentate risulterà lo strumento più incisivo dal punto di vista economico; essi comporranno “l nostri prodotti equivalenti”, e all’atto della scelta, richiamati, vi guideranno all’acquisto più conveniente al momento. Ricordiamo che le indicazioni di equivalenza verranno elaborate e condivise, grazie all’intelligenza Stomatikos, assieme a quelle indicate da tutti gli Studi Dentistici ed Odontotecnici utenti, divenendo di fatto una complessiva ed incrementale “recensione” che nel tempo potrà ulteriormente favorire le scelte.
Si possono utilizzare due modalità di ricerca, tramite i tasti:
In questo caso la ricerca è generica e soltanto delle nostre equivalenze; inserito il prodotto che vogliamo, tramite una parola chiave, il software ci propone il risultato. Attenzione!! Se indichiamo un termine generico come ad esempio “adesivo” avremo come risultato la visione di tutti i prodotti che abbiamo abbinato in precedenza che riportino la parola “adesivo” nel titolo, ed i prodotti possono essere di ogni categoria merceologica: per questo la visualizzazione è a 2 colonne: nella sinistra il prodotto ricercato, in quella di destra il prodotto equivalente.
In questo caso la ricerca è puntuale, anche delle equivalenze segnalate da altri. Viene presentato il listato con ogni singolo prodotto che presenti abbinamenti di equivalenza. Con il tasto vedi si entra in ogni singolo prodotto ed in basso vengono riportate le equivalenze su singola riga.
Visualizzato l’articolo che interessa, si procede all’assegnazione del “grado di equivalenza”. Possiamo assegnarlo, naturalmente, solo ai prodotti indicati da noi come equivalenti.
Il prodotto proposto viene dichiarato identico a quello abbinato, e fa comparire la scritta LO STESSO a conferma.
Viene tolta la dichiarazione di identicità al prodotto, a cui si può adesso indicare un grado di equivalenza.
Si elimina l’indicazione di equivalenza e si rimuove dal listato. Attenzione!! In caso di errore non è possibile tornare indietro, si deve rifare la procedura di abbinamento dalla funzione Ricerca, a meno che non abbiamo aggiunto l’equivalenza prelevandola da “Prodotti considerati da altri come equivalenti“. In questo caso esso tornerà ad essere indicato come tale.
Equivalenza
I gradi di equivalenza sono 3, da indicare in base alla tua valutazione: alta, media, bassa. Questo consente di ponderare al meglio la scelta del prodotto al momento che l’informazione viene richiamata.
Se nella ricerca del prodotto equivalente usiamo il tasto Mostra tutti, vengono proposti anche i “Prodotti considerati da altri come equivalenti“, con la possibilità di “fare nostro” il prodotto indicato equivalente da altri. Questo tramite il tasto:
Il prodotto proposto viene importato nei nostri prodotti equivalenti, e da li è possibile indicare il grado di equivalenza.
Entrato nell’editazione dell’ordine, puoi variare le quantità da ordinare oppure eliminare uno o più prodotti non voluti. Ti ricordiamo che puoi vedere due colonne di prezzi, passando sui quali verrà in evidenza la data di rilevazione del prezzo:
Prezzo Catalogo: è il prezzo del prodotto prendendo i normali prezzi di listino del fornitore;
Prezzo scontato: è il prezzo del prodotto prendendo i prezzi scontati o in offerta del fornitore, usato per il calcolo dell’importo dell’ordine.
Puoi inserire 2 note:
Nota riservata: è visualizzata solo dagli utenti del tuo studio;
Nota ordine: è inserita all’interno del PDF di ordine allegato alla email di spedizione al fornitore.
Attenzione!! Nel campo Data, ora e minuto da inviare puoi pianificare il momento dell’invio dell’ordine, che avverrà automaticamente al raggiungimento della data impostata.
Una volta variato, l’ordine può essere salvato. Consigliamo di vedere sempre il tasto Equivalenti.
Con questo tasto ti vengono proposti i prodotti che sono registrati come equivalenti a quelli ordinati, così da poter effettuare una valutazione di acquisto precisa in termini di convenienza economica. La comparazione riporta in valore assoluto ed in % il risparmio o la perdita in caso di “sostituzione” di un prodotto con uno equivalente, come nell’esempio sotto:
Il prodotto 32946 risulta più conveniente del 10600671 del 32,4%. Se decidi di acquistare il prodotto 32946, procedi come in questo esempio:
Azzera la quantità del prodotto 10600671, Stomatikos ricalcolerà l’ordine togliendolo dal listato al momento del salvataggio;
Inserisci la quantità desiderata del prodotto 32946, anche se il fornitore non è quello dell’ordine che stai modificando;
Clicca sul pulsante Salva.
Stomatikos vedrà se hai un ordine in status NUOVO con il fornitore del prodotto 32946, e lo aggiungerà a questo. Altrimenti creerà un ordine in status NUOVO verso quel fornitore, contenente il prodotto 32946.
Le liste sono l’ideale per tenere in ordine gli elenchi di prodotti da cui generare gli ordini da inviare ai tuoi fornitori. Lavorare con le liste è semplice ed intuitivo.
Potete vedere due colonne di prezzi, passando sui quali verrà in evidenza la data di rilevazione:
Valore Catalogo: è l’importo della lista calcolata prendendo i normali prezzi di listino del fornitore;
Valore scontato: è l’importo della lista calcolata prendendo i i prezzi scontati o in offerta del fornitore. E’ il valore usato per il calcolo dell’importo dell’ordine.
Per sicurezza, si può chiedere l’aggiornamento dei prezzi prima dell’invio dell’ordine.
Con questo tasto crei una nuova lista, che può essere:
Pubblica: tutti gli utenti possono vederla e modificarla;
Solo lettura: tutti gli utenti possono vederla ma solo il proprietario può modificarla;
Selezionando due o più liste pubbliche, queste vengono unite in una sola lista. Attenzione!! Se il medesimo prodotto è presente in due o più liste da raggruppare, il software non le cumula in una sola riga ma ripropone le singole righe all’interno dell’ordine raggruppato.
Con questa funzione ti vengono proposti i prodotti che sono registrati come equivalenti a quelli ordinati, così da poter effettuare una valutazione di acquisto in termini di convenienza economica. La comparazione riporta in valore assoluto ed in % il risparmio o la perdita in caso di “sostituzione” di un prodotto con uno equivalente, come nell’esempio sotto:
Il prodotto 32946 risulta più conveniente del 10600671 del 32,4%. Se decidi di acquistare il prodotto 32946, procedi come in questo esempio:
Azzera la quantità del prodotto 10600671, Stomatikos ricalcolerà l’ordine togliendolo dal listato al momento del salvataggio;
Inserisci la quantità desiderata del prodotto 32946, anche se il fornitore non è quello dell’ordine che stai modificando;
Clicca sul pulsante Salva.
Stomatikos vedrà se hai un ordine in status NUOVO con il fornitore del prodotto 32946, e lo aggiungerà a questo. Altrimenti creerà un ordine in status NUOVO verso quel fornitore, contenente il prodotto 32946.
Le liste sono l’ideale per tenere in ordine gli elenchi di prodotti da cui generare gli ordini da inviare ai tuoi fornitori. Lavorare con le liste è semplice ed intuitivo.
Potete vedere due colonne di prezzi, passando sui quali verrà in evidenza la data di rilevazione:
Valore Catalogo: è l’importo della lista calcolata prendendo i normali prezzi di listino del fornitore;
Valore scontato: è l’importo della lista calcolata prendendo i i prezzi scontati o in offerta del fornitore. E’ il valore usato per il calcolo dell’importo dell’ordine.
Per sicurezza, si può chiedere l’aggiornamento dei prezzi prima dell’invio dell’ordine.
Con questo tasto crei una nuova lista, che può essere:
Pubblica: tutti gli utenti possono vederla e modificarla;
Solo lettura: tutti gli utenti possono vederla ma solo il proprietario può modificarla;
Selezionando due o più liste pubbliche, queste vengono unite in una sola lista. Attenzione!! Se il medesimo prodotto è presente in due o più liste da raggruppare, il software non le cumula in una sola riga ma ripropone le singole righe all’interno dell’ordine raggruppato.
La consultazione di prodotti di magazzino è intuitiva e consente di visualizzare diverse informazioni in merito alla giacenza. Le opzioni di ricerca consentono di raffinare il risultato desiderato.
Nome/Codice/Barcode/Marca
Nel campo di ricerca “Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Posso associare più di un barcode al prodotto in modo da poter leggerne uno qualunque per trovarlo nelle operazioni, altrimenti devo provare l’identificazione con una lettura barcode alla volta. La ricerca per nome può dare risultati multipli, da cui scegliere il prodotto da movimentare cliccando sul numero azzurro della Giacenza.
Fornitore
E’ possibili filtrare la ricerca per il fornitore selezionato
Lotto
E’ possibili filtrare la ricerca per numero di Lotto
Scadenza entro
E’ possibili filtrare la ricerca per scadenza. Attenzione!! I prodotti privi di scadenza vengono ignorati.
Mostra giacenze zero
selezionare il campo nel caso ricerchi un prodotto con giacenza pari a zero, che non verrebbe mostrata.
Tramite il tasto si procede alla visualizzazione dei dati richiesti
Dalla riga
E’ possibile stampare i barcode interni dei prodotti filtrati e visibili a video. Attenzione!! Si ricorda di indicare preventivamente i margini del foglio di stampa (formato A4) nella pagina Preferenze. Per evitare spreco di etichette, sarà possibile indicare la riga di inizio stampa prima di avviarne il processo. Attenzione!! La stampa etichette avviene per numero imballi (dove apporre il barcode da noi stampato) e non per confezioni: Stomatikos provvede al calcolo. Esempio: all’arrivo merce si sono caricati 4 imballi da 5 confezioni (tot. 20 confezioni) e se ne sono usate 7 confezioni, con una giacenza di 13, Stomatikos stampa 3 barcode.
La maschera di consultazione che propone:
Codice
E’ il codice univoco da lui assegnato utilizzabile nel campo per la ricerca di un prodotto
Barcode interno
E’ il barcode creato da Stomatikos per ogni singolo prodotto, da stampare e apporre sul prodotto se utile
Nome
E’ il nome prodotto come inserito manualmente o importato da fatture elettroniche (file xml)
Variante
Se presente una variante di prodotto viene proposta nella sua specifica
Lotto
Ricerca i prodotti appartenenti a quello specifico lotto di produzione
Scadenza entro
Ricerca tutti prodotti presenti in magazzino che scadono entro la data inserita
Mostra giacenze zero
Se spuntato, mostra anche i prodotti che sono in anagrafica senza essere in giacenza, quindi a quantità zero in magazzino
Data e ora inventario
Nel caso sia stato inserito l’inventario iniziale, viene presentata la data in cui è stato registrato
Quantità inventario
La quantità di prodotto presente in magazzino al momento dell’inventario
U.M.
E’ l’unità di misura del prodotto. Con “Conf” si indica il numero totale di confezioni in magazzino (i singoli imballi possono contenere più confezioni singole/monodose). Se l’U.M. non è presente, si indica che il prodotto è in singolo imballo
Giacenza
La quantità di prodotto presente in questo momento in magazzino, calcolata come somma algebrica fra inventario iniziale, carico da arrivo merce e scarico da utilizzo prodotti. Cliccando sul numero azzurrosi visualizza l’ubicazione delle quantità in giacenza
Quantità minima:
la scorta minima che si vuole avere di un prodotto. Indicata nell’apposito campo, il dato servirà anche per il calcolo del fabbisogno. Attenzione!! L’alert rosso avverte che il prodotto in giacenza è sotto la quantità minima.
La consultazione dei movimenti di magazzino consente di visualizzare i movimenti di ogni singolo prodotto. Inseriti i parametri di filtro, accedi alla maschera di consultazione per i risultati. I dati visualizzati sono intuitivi; è utile evidenziare le Causali che identificano la provenienza del movimento registrato, e posso aiutare in caso di necessità come ad esempio la ricostruzione della movimentazione fisica dei prodotti.
Movimenti dal al
La selezione dei movimenti avviene sempre per finestra di data
Fornitore
E’ possibile selezionare i movimenti per specifico fornitore
Nome prodotto/Codice/Barcode/Marca:
Nel campo di ricerca “Nome prodotto/Codice/Barcode/Marca” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Si ricorda che è possibile associare più di un barcode al prodotto in modo da poter leggerne uno qualunque per trovarlo nei movimenti, altrimenti devo provare l’identificazione con una lettura barcode alla volta. La ricerca per nome può dare risultati multipli
Si procede alla visualizzazione in base ai parametri di filtro sopra esposti
Attenzione!! Da questa maschera si possono modificare il lotto e la scadenza di un prodotto: il barcode interno ne sarà modificato, ma anche il vecchio barcode rimarrà associato al prodotto e quindi sempre leggibile. Le opzioni di ricerca consentono di raffinare il risultato desiderato, e cliccando su Filtra si accede alla maschera di consultazione, che propone:
Data e ora
La data e l’ora della registrazione del movimento utile
ID prodotto
E’ il codice ID del sito web del produttore, se presente e rilevato da Stomatikos
Nome/Nota
E’ il nome prodotto, come inserito manualmente o importato da fatture elettroniche (file xml), ed eventuale nota di dettaglio
Variante
Se presente una variante di prodotto viene proposta nella sua specifica
Lotto
Ricerca i prodotti appartenenti a quello specifico lotto di produzione
Scadenza
Ricerca tutti prodotti presenti in magazzino che scadono entro la data inserita
Marca
E’ visualizzata nel caso sia stata inserita manualmente o rilevata dal motore di ricerca o da fattura elettronica xml
Fornitore
Il fornitore è visibile per tutti i fornitori censiti nel motori di ricerca o inseriti manualmente
Causale
ARRIVO
Il movimento è stato registrato dalle funzioni Arrivo merce oppure Fatture Acquisto
CARICO
Il movimento è stato registrato dalla funzione Operazioni
SCARICO
Il movimento è stato registrato dalla funzione Operazioni
TRASFERIMENTO
Il movimento di trasferimento prodotti da una ubicazione all’altra è stato registrato dalla funzione Operazioni
PRELEVO DIRETTO
Il movimento di prelievo (scarico) effettuato dall’apposita funzione
CORREZIONE
Il movimento è stato registrato dalle funzioni Arrivo merce oppure Fatture Acquisto come rettifica di registrazioni precedenti
Ubicazione
L’ubicazione di magazzino a cui fa riferimento il movimento registrato
Documento
Il DDT o la fattura/nota di credito a cui il movimento si riferisce. Non valorizzato se il movimento è libero da documento fiscale
C.C.
Il Centro di costo (censito nella pagina Preferenze) attribuito e quindi associato all’operazione di magazzino effettuata
Prezzo
Il prezzo finale di acquisto del prodotto, rilevato ddalle funzioni Arrivo merce oppure Fatture Acquisto
U.M.:
E’ l’unità di misura del prodotto. Con “Conf” si indica il numero totale di confezioni in magazzino (i singoli imballi possono contenere più confezioni singole/monodose). Se l’U.M. non è presente, si indica che il prodotto è in singolo imballo
Carico/Scarico
La quantità di prodotto oggetto di movimentazione in aumento (carico) o diminuzione (scarico) delle quantità presenti in magazzino. Attenzione!!Le registrazioni di movimenti di correzione sono soggette alla regola dell’inserimento della quantità arrivata assoluta,da inserire nelle funzioni di correzione di Arrivo Merce, e pertanto generano movimenti di quantità in correzione (in più o in meno) coerenti con quella regola.
La funzione di rapporti di magazzino consente di stampare in formato PDF le elaborazioni di:
Posizione attuale
Il file riporta le quantità in magazzino per ogni prodotto e variante, con l’indicazione dell’eventuale Lotto/Scadenza, con possibilità di affinazione della ricerca in base ai filtri presenti
Movimenti
Il file riporta tutti i movimenti di carico e scarico del magazzino, con le rispettive causali, per il periodo selezionato con possibilità di affinazione della ricerca in base ai filtri presenti
Arrivo merce
Il file riporta le quantità di prodotto arrivate e caricate in magazzino per il periodo selezionato con possibilità di affinazione della ricerca in base ai filtri presenti. Attenzione!! I risultati non sono comprensivi dei movimenti di carico effettuati dalla funzione Operazioni, non essendo movimenti di acquisto;
Valorizzazione
Il file riporta la valorizzazione attuale del magazzino, con possibilità di affinazione della ricerca in base ai filtri presenti. Attenzione!! Il costo del prodotto è la media ponderata dei prezzi scontati e le quantità acquistate/caricate in magazzino.
Centri di costo
Il file riporta la movimentazione (quantità e valore) attribuita per centro di costo per il periodo selezionato con possibilità di affinazione della ricerca in base ai filtri presenti.
Scadenze e lotti
Il file riporta il listato dei prodotti che vanno in scadenza, dalla più vicina a quella più lontana, con possibilità di affinazione della ricerca in base ai filtri presenti. Attenzione!! I prodotti che non riportano i dati di lotto e scadenza sono ovviamente ignorati.
Da questa pagina si effettuano diverse operazioni di magazzino. Le operazioni sono precise grazie alla possibilità di ricerca prodotto tramite Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome; l’utilizzo di un lettore di barcode (1d, datamatrix e QR) rende le operazioni più veloci. La prima azione da fare è ricercare il prodotto da movimentare tramite il campo sotto:
Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome
Nel campo di ricerca “Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Posso associare più di un barcode al prodotto in modo da poter leggerne uno qualunque per trovarlo nelle operazioni, altrimenti devo provare l’identificazione con una lettura barcode alla volta. La ricerca per nome può dare risultati multipli, da cui scegliere il prodotto da movimentare cliccando sul numero azzurro della Giacenza.
Dai pulsanti Aggiungi prodotto, Trasferimento, Prelievo diretto si accede a funzioni specifiche descritte in fondo alla pagina. Una volta effettuata la ricerca, si apre la maschera che permette le operazioni, composta dagli elementi sotto.
Centro di costo
Indicare il centro di costo a cui associare l’operazione. Nella funzione Preferenze viene indicato un centro di costo di default, proposto come primo per velocizzare le operazioni.
Ubicazione default per carico e scarico
Attenzione!! Da indicare obbligatoriamente per caricare o scaricare un prodotto senza cercarlo dalla pop-up di giacenza. Il prodotto può essere:
caricato: il prodotto viene sempre caricato nel magazzino di default indicato;
scaricato: viene scaricato solamente se presente e per la quantità massima presente nel magazzino di default.
L’indicazione di una ubicazione di default è sempre richiesta.
Data operazione
Inserire la data dell’operazione di carico o scarico. Attenzione!! non sarà modificabile in seguito.
Sono i tasti con cui le operazioni vengono eseguite, una volta completato l’inserimento dati nella maschera sotto. Al termine dell’operazione il sistema avverte del buon esito dell’operazione.
Effettuata la ricerca, viene proposto il prodotto (o i prodotti) trovati in magazzino, con tutte le informazioni necessarie per concludere l’operazione voluta. Vengono visualizzati i campi sotto:
Foto/Id prodotto
Si visualizzano la foto e il codice ID del sito web del produttore, se presente e rilevato da Stomatikos
Barcode
Uno o più barcode (1d, Datamatrix e QR) associati al prodotto all’arrivo; da questa maschera si possono associare altri barcode al prodotto ricercato leggendoli nel campo “Aggiungi barcode“
Nome (codice)
E’ il nome prodotto, come inserito manualmente o importato da fatture elettroniche (file xml), e codice prodotto indicato manualmente o egualmente importato
Marca
E’ visualizzata nel caso sia stata inserita manualmente o rilevata dal motore di ricerca o da fattura elettronica xml
Fornitore
Il fornitore è visibile per tutti i fornitori censiti nel motori di ricerca o inseriti manualmente
Prezzo scontato
Il prezzo finale di acquisto del prodotto, rilevato ddalle funzioni Arrivo merce oppure Fatture Acquisto
Giacenza totale
La quantità di prodotto presente in questo momento in magazzino, calcolata come somma algebrica fra inventario iniziale, carico da arrivo merce e scarico da utilizzo prodotti. Cliccando sul numero azzurrosi visualizza l’ubicazione delle quantità in giacenza. Sopra è riportata l’unità di misura del prodotto. Con “Conf” si indica il numero totale di confezioni in magazzino (i singoli imballi possono contenere più confezioni singole/monodose). Se l’U.M. non è presente, si indica che il prodotto è in singolo imballo
Causale
La motivazione del movimento registrato, in base alle casistiche della prima tabella causali
Variante
Se presente una variante di prodotto viene proposta nella sua specifica
Ubicazione
L’ubicazione di magazzino a cui fa riferimento il movimento registrato
Lotto
Ricerca i prodotti appartenenti a quello specifico lotto di produzione
Scadenza
Ricerca tutti prodotti presenti in magazzino che scadono entro la data inserita
Quantità (carico/scarico)
La quantità di prodotto oggetto di movimentazione in aumento (carico) o diminuzione (scarico) delle quantità presenti in magazzino
PULSANTI PER FUNZIONI SPECIFICHE
Si entra nella maschera di creazione e carico di un nuovo prodotto non presente in magazzino, nel caso non si debba utilizzare le funzioni di Arrivo merce oppure Fatture Acquisto
Si entra nella maschera di trasferimento da una ubicazione di partenza ad una di destinazione di prodotti presenti in magazzino
Si entra nella maschera di prelievo (scarico) di un prodotto presente nel magazzino indicato, associato ad un Centro di costo indicabile nel movimento
Da questa funzione si procede alla registrazione dell’arrivo della merce, che può avvenire per:
Ordini inviati con Stomatikos: si procede con il controllo come sotto illustrato, e tramite il tasto ;
Ordini non inviati con Stosmatikos: si procede con il tasto .
CONTROLLA ORDINATO
Fornitore mittente
Con la scelta del Fornitore vengono sbloccate le sole righe di ordine a lui riferite. Attenzione!! Più ordini, oppure singoli prodotti presenti in più ordini, posso essere inseriti in un solo d.d.t. o fattura. Per questo è possibile selezionare e controllare più ordini assieme, riferiti ad un solo documento fiscale.
Tipo doc.
Attenzione!! Indicare il tipo di documento senza commettere errori: è importante in caso di caricamento xml del medesimo documento
Numero doc.
Attenzione!! Indicare il numero di documento esattamente come è scritto, senza commettere errori: è importante in caso di caricamento xml del medesimo documento
Data doc.
Attenzione!! Indicare la data del documento senza commettere errori: è importante in caso di caricamento xml del medesimo documento
Consente di stampare le etichette barcode per i prodotti arrivati con il documenti oggetto di controllo
Sbloccati gli ordini del fornitore selezionato e inseriti i dati fiscali, si procede nella scelta degli ordini da controllare di cui vediamo i dati principali nella tabella sotto:
Sel.
Selezionare uno più ordini; sarà possibile solamente per il fornitore scelto
Num.
Il numero progressivo assegnato da Stomatikos
Nota riservata
E’ la nota allegata all’ordine per uso interno
Nota ordine
E’ la nota testuale inviata al Fornitore assieme all’ordine
Data e ora
La data e ora di invio dell’ordine al Fornitore
Status
L’ordine può avere 3 stati di identificazione: 1 – ORDINATO: l’ordine è in attesa di controllo; 2 – ARRIVATO: l’ordine è stato controllato, totalmente o parzialmente; 3 – CHIUSO: l’ordine è stato controllato e contrassegnato come non più oggetto di arrivo merce, anche se non totalmente arrivato.
Fornitore
Il Fornitore soggetto dell’ordine
Voci
Il numero di righe di prodotto presenti nell’ordine
Valore catalogo
E’ l’importo dell’ordine prendendo i normali prezzi di listino del fornitore
Valore scontato
E’ l’importo dell’ordine prendendo i prezzi scontati o in offerta del fornitore, usato per il carico in magazzino
Valore % arrivato
E’ la % di ordine registrato come arrivato rispetto all’importo ordinato
Proprietario
L’utente che ha generato l’ordine
Modificato
L’utente che ha effettuato una modifica all’ordine
Con il tasto si procede alla maschera di controllo.
ALTRI TASTI DI AZIONE
Da questo funzione si procede alla registrazione di ordini non effettuati tramite Stomatikos, sia a fornitori presenti nel motore di ricerca che verso Fornitori esterni al motore.
Attenzione!! Con questo tasto si chiude la possibilità di registrazione dell’arrivo prodotti: l’ordine è stato elaborato e passa in archivio.
Attenzione!! Con questo tasto si procede nella maschera di correzione dei dati dei documenti fiscali se inseriti sbagliati. La funzione è intuitiva, e consente in un solo passaggio di correggere i dati fiscali di tutti i relativi movimenti.
Il calcolo del fabbisogno consente di generare automaticamente una lista per l’ordine di prodotti sotto il livello di scorta. Si ricorda che tramite la funzione di magazzino Consulta, si visualizza il prodotto desiderato e se ne indica la quantità minima da tenere di scorta in magazzino. Già in Consulta viene evidenziato in rosso il prodotto sotto scorta, mentre qui si procede alla creazione automatica della lista di riordino.
Attenzione!! Il prodotto è sempre legato ad un fornitore. Un identico prodotto sotto scorta, acquistato venduto da più fornitori, viene inserito in magazzino sotto il fornitore legato alla giacenza. Naturalmente dopo la generazione della lista è comunque possibile scegliere un fornitore diverso per il prodotto sotto scorta, variare le quantità a piacimento, oltre che usufruire di tutte le funzionalità collegate alle elaborazioni delle liste.
Nome della lista
Assegnare un nome alla lista che si va a generare (il sistema ne propone uno di default)
Procede alla creazione della nuova lista, visibile dalla pagina dedicata. Dopo la conferma, il sistema restituisce il messaggio di buon esito dell’operazione: Lista di riposizione di magazzino ‘….’ creata con successo.
Attenzione!! I calcoli avvengono sempre per imballo, che è l’unità ordinabile al Fornitore, mai per confezioni (non ordinabili sfuse).
Foto ID prodotto
E’ visibile una foto, se disponibile, e l’id prodotto del sito web del fornitore nel motore di ricerca. Con “esterno” viene indicato il prodotto importato non dal motore
Nome (codice)
Descrizione testuale del prodotto, con un codice prodotto rilevato dal sito web oppure da un ordine di fornitore esterno
Marca
Il campo marca è solitamente valorizzato se il prodotto proviene dal sito web del Fornitore
Fornitore
Il Fornitore del prodotto
Variante
Se presente una variante di prodotto viene proposta nella sua specifica
Quantità minima (imballi)
La quantità indicata come livello di scorta minia da mantenere sempre in magazzino.
Giacenza (imballi)
La quantità presente in magazzino (sempre come imballi, anche se non completi)
Quantità da riporre
la quantità da ordinare per ripristinare la scorta minima di magazzino: è la quantità indicata nella nuova lista al momento della sua creazione. Attenzione!! Il dato non è modificabile: nel caso si voglia ordinare quantità diverse si procederà alla modifica della lista
Inserimento dei dati in base all’ubicazione (collocazione).
Revisione.
Chiusura, con la quale si procede all’aggiornamento dei dati del magazzino iniziale.
Ubicazione di origine
Attenzione!! L’inventario viene effettuato per singola ubicazione di magazzino; per prima cosa, selezionare l’ubicazione nella quale si vuole inserire dati.
Con questo tasto si visualizza lo stato dell’inventario, in base all’ubicazione selezionata, con la possibilità di effettuare variazioni prima della chiusura.
Con questo tasto si procede alla creazione di un file PDF con i dati dell’inventario in base all’ubicazione selezionata.
Con questo tasto si procede alla pagina di chiusura dell’inventario.
L’inventario può essere gestito con le due modalità sotto descritte.
1 – INSERIMENTO DATI IN MODALITA’ MANUALE
Nome prodotto/Codice fornitore/Codice a barre
Ricercando il prodotto con il barcode/per codice/per nome, il sistema ci propone di inserire manualmente i dati di Lotto, scadenza e quantità. Cliccando su si apre la maschera di consultazione.
Si apre la maschera di consultazione del prodotto con la tabella sotto illustrata:
Foto – ID prodotto
Si visualizzano la foto del prodotto ed il codice ID del sito web del produttore, se presente e rilevato da Stomatikos. In caso di prodotti non censiti nel motore, appare la scritta “esterno”.
Nome/Codice
E’ il nome prodotto (con accanto fino a due codici univoci identificativi), inserito manualmente o importato da fatture elettroniche (file xml)
Marca
E’ visualizzata nel caso sia stata inserita manualmente o rilevata dal motore di ricerca o da fattura elettronica xml
Fornitore
Il fornitore è visibile per tutti i fornitori censiti nel motori di ricerca o inseriti manualmente
Variante
Se presente una variante dello stesso prodotto, questa viene proposta nella sua specifica
Quantità ubicazione
E’ la quantità di prodotto inventariato in quella ubicazione. Viene indicata la quantità totale di confezioni o imballi, sommatoria dei lotti che inseriamo, indifferentemente da come vogliamo scaricare il prodotto (alle volte per singola confezione, alle volte per l’intero imballo).
Confezioni per imballo
E’ la quantità di confezioni presenti in un singolo imballo. Esempi:
Il prodotto inventariato è scaricato per singole confezioni ed ho in giacenza 20 confezioni in imballi contenti 8 confezioni: metterò “20” nel campo Quantità ubicazione e “8” nel campo Confezioni per imballo.
il prodotto inventariato è scaricato per imballo ed ho in giacenza 6 imballi: metterò “6” nel campo Quantità ubicazione e lascio vuoto il campo Confezioni per imballo.
Quantità minima
E’ la scorta minima che si vuole avere di un prodotto (come sommatoria dei lotti). Indicata nell’apposito campo, il dato servirà anche per il calcolo del fabbisogno.
Cliccando su Lotti si apre la maschera di inserimento, come sotto riportato:
Vanno inserite le specifiche dei prodotti: lotto e della scadenza, ed è possibile abbinare il barcode presente sulla scatola/confezione, oltre la quantità inventariata.
Attenzione!! Cliccando su Confermavengono memorizzati i dati di quantità: ricordiamo che se il prodotto verrà scaricato “per imballo” o “per confezione” dipende se verrà inserito un valore nel campo Confezioni per imballo: se lasciato vuoto si intenderà “quantità di imballi” se valorizzato si intenderà “quantità di confezioni”.
2 – INSERIMENTO DATI CON LETTURA BARCODE SEQUENZIALE
Si consiglia l’uso del tasto in quanto consente l’identificazione immediata di quanto presente in magazzino.
Barcode
Edita quantità (scegliere prima della lettura)
Ad ogni lettura di barcode viene proposto un prodotto e le informazioni già presenti, con la quantità teoricamente presente nell’ubicazione. Attenzione!! Se spuntato il campo Edita quantità, sarà possibile inserire manualmente la quantità corretta nel campo, altrimenti sarà il numero di letture di barcode ad indicarne la quantità: ad esempio, per indicare 5 confezioni inventariate, dovrò leggere 5 volte il barcode.
Il sistema propone, in maniera incrementale, l’elenco degli ultimi 5 barcode letti, con informazioni in tabella per sola visione. La situazione dell’inventario dell’ubicazione si richiama, ricordiamo, dall’apposito tasto
La messaggistica interna consente di tenere sempre sotto controllo i promemoria e le necessità particolari da comunicare all’interno dello Studio.
Il funzionamento è semplice; una volta scelta la data dalla quale far partire la visualizzazione, è possibile filtrare i messaggi e, tramite il tasto Mostra, vedere il contenuto dei messaggi.
I messaggi possono essere inoltrati a singoli utenti, non sono previsti messaggi generici visibili a tutti.
Da questa funzione puoi controllare il funzionamento di Stomatikos.
Identificazione e fatturazione Controllare che i dati aziendali di fatturazione e luogo di consegna (se diverso dalla sede) siano corretti, al primo accesso, e modificali ogni qualvolta necessario
File logo Inserendo (o modificando) il logo dello Studio verranno personalizzate le pagine e le stampe PDF che saranno inviate, tramite Stomatikos, con i dati ed il logo proprio (altrimenti userà solo i dati scritti)
Comunicazione I prodotti che il fornitore ha indicato con “prezzo a richiesta” vengono visualizzati con la dicitura “Richiedi informazioni” al posto dei prezzi. Cliccandoci, si apre la maschera di richiesta informazioni precompilata con le specifiche del prodotto. Se inseriamo qui un testo standard, ci verrà riproposto ogni volta che vengono richieste informazioni, modificabile nella maschera prima dell’invio.
Fornitori Al primo accesso si trovano i dati di default di ogni fornitore. E’ possibile vedere le condizioni di vendita di ognuno di loro dall’apposito link.
I nominativi dei fornitori, al primo accesso, hanno tutti il flag di attivazione: ciò significa che i prodotti del fornitore saranno mostrati nelle ricerche dei prodotti, e che sarà visibile nel filtro per fornitore. E’ possibile deselezionare il nominativo (si può sempre riselezionarlo quando si vuole) così da non visualizzarlo nelle ricerche e nei filtri.
La tabella dei fornitori è poi composta dalle voci:
Importo ordine minimo: se il fornitore lo applica;
Costo spedizione indicativo: il costo applicato se sotto il minimo ordine, spesso comprensivo di un contributo di imballo;
Importo trasporto gratis: importo da superare per avere la spedizione gratis, anche se spesso sono applicati costi di imballo;
Contatto per acquisti: il nome del proprio contatto aziendale;
Email per ordinare (fornitore/rappresentante): email di destinazione dell’ordine;
Tempo consegna (giorni): il tempo di consegna medio indicato dai fornitori;
Sconto addizionale (%): lo sconto aggiuntivo accordato dal fornitore per ordini tramite il proprio sito web o per accordi particolari. Attenzione!! Viene applicato e calcolato sul prezzo scontato presentato dal sito del fornitore.
Attenzione!! Nella tabella possono essere inseriti dati diversi se si hanno accordi o referenti personalizzati (rappresentanti, agenti, sconto addizionale…).
Per tenere sotto controllo i numeri che si generano attraverso Stomatikos. I rapporti consentono di vedere il totale degli ordini inviati per singolo fornitore, ed effettuare calcoli di valore acquistato per ogni articolo.
I rapporti ti consentono di vedere le elaborazioni in merito a:
Ordini inviati: calcolando il totale degli ordini inviati, anche per singolo fornitore;
Prodotti ordinati: calcolando il valore acquistato per ogni prodotto.
I filtri consentono di mirare i risultati delle ricerche; al termine dell’elaborazione è possibile scaricare il risultato come file PDF .
Con Stomatikos tramite la Ricerca si possono abbinare i prodotti già sperimentati, di diversi fornitori e di altri marchi che per l’esperienza dello Studio sono equivalenti, cioè uno può sostituire l’altro.
Attenzione!! L’indicazione preventiva delle equivalenze da voi sperimentate risulterà lo strumento più incisivo dal punto di vista economico; essi comporranno “l nostri prodotti equivalenti”, e all’atto della scelta, richiamati, vi guideranno all’acquisto più conveniente al momento. Ricordiamo che le indicazioni di equivalenza verranno elaborate e condivise, grazie all’intelligenza Stomatikos, assieme a quelle indicate da tutti gli Studi Dentistici ed Odontotecnici utenti, divenendo di fatto una complessiva ed incrementale “recensione” che nel tempo potrà ulteriormente favorire le scelte.
Si possono utilizzare due modalità di ricerca, tramite i tasti:
In questo caso la ricerca è generica e soltanto delle nostre equivalenze; inserito il prodotto che vogliamo, tramite una parola chiave, il software ci propone il risultato. Attenzione!! Se indichiamo un termine generico come ad esempio “adesivo” avremo come risultato la visione di tutti i prodotti che abbiamo abbinato in precedenza che riportino la parola “adesivo” nel titolo, ed i prodotti possono essere di ogni categoria merceologica: per questo la visualizzazione è a 2 colonne: nella sinistra il prodotto ricercato, in quella di destra il prodotto equivalente.
In questo caso la ricerca è puntuale, anche delle equivalenze segnalate da altri. Viene presentato il listato con ogni singolo prodotto che presenti abbinamenti di equivalenza. Con il tasto vedi si entra in ogni singolo prodotto ed in basso vengono riportate le equivalenze su singola riga.
Visualizzato l’articolo che interessa, si procede all’assegnazione del “grado di equivalenza”. Possiamo assegnarlo, naturalmente, solo ai prodotti indicati da noi come equivalenti.
Il prodotto proposto viene dichiarato identico a quello abbinato, e fa comparire la scritta LO STESSO a conferma.
Viene tolta la dichiarazione di identicità al prodotto, a cui si può adesso indicare un grado di equivalenza.
Si elimina l’indicazione di equivalenza e si rimuove dal listato. Attenzione!! In caso di errore non è possibile tornare indietro, si deve rifare la procedura di abbinamento dalla funzione Ricerca, a meno che non abbiamo aggiunto l’equivalenza prelevandola da “Prodotti considerati da altri come equivalenti“. In questo caso esso tornerà ad essere indicato come tale.
Equivalenza
I gradi di equivalenza sono 3, da indicare in base alla tua valutazione: alta, media, bassa. Questo consente di ponderare al meglio la scelta del prodotto al momento che l’informazione viene richiamata.
Se nella ricerca del prodotto equivalente usiamo il tasto Mostra tutti, vengono proposti anche i “Prodotti considerati da altri come equivalenti“, con la possibilità di “fare nostro” il prodotto indicato equivalente da altri. Questo tramite il tasto:
Il prodotto proposto viene importato nei nostri prodotti equivalenti, e da li è possibile indicare il grado di equivalenza.
Registrare l’arrivo dei prodotti in magazzino è intuitivo, e ti consente di effettuare i movimenti di carico partendo dall’ordine inoltrato al fornitore.
Selezionato uno più ordini, puoi procedere alla registrazione vedendo questi dati:
Quantità ordinata: è la quantità ordinata e richiesta al fornitore;
Arrivato precedente: è la quantità di prodotto già arrivata in precedenza alla registrazione in atto, come accade se, ad esempio, un prodotto ordinato viene consegnato in più riprese, obbligando a registrarne l’arrivo in egual modo;
Quantità ricevuta: è la quantità ricevuta in questo momento, che solitamente è pari a quella ordinata, ma come detto può essere anche una quantità diversa.
Un volta inseriti i dati procedere al salvataggio. Fino a che l’ordine non sarà indicato come chiuso, questo resterà editabile nelle quantità.
Cambio password: consente di personalizzare la propria password in ogni momento;
Generali: Il flag Usa lotti di produzione e data di scadenza è spuntato di default. Questo attiva, nelle funzioni di Magazzino, l’inserimento dei dati di lotto/scadenza. Nel caso non si voglia gestirli, deselezionare la scelta. Attenzione!! Se si vuole passare da una gestione dei lotti a senza lotti e viceversa, consigliamo di farlo prima di iniziare un nuovo inventario, così da avere, in seguito, dati coerenti ed elaborazioni esatte.
Da questa funzione si controlla il funzionamento di Stomatikos.
Identificazione e fatturazione Controllare che i dati aziendali di fatturazione siano corretti, al primo accesso, e modificali ogni qualvolta necessario.
File logo Inserendo (o modificando) il vostro logo verranno personalizzate le pagine e le stampe PDF che saranno inviate, tramite Stomatikos, con i dati ed il logo proprio (altrimenti userà solo i dati scritti).
File dei prodotti Caricare il file .csv preparato per l’importazione, e cliccare sul tasto Importa prodotti. Si aprirà una maschera come sotto:
Verificare che i dati siano stati importati correttamente, ed in caso positivo cliccare sul tasto Confermaper concludere l’operazione. Attenzione!! Nel caso i dati non siano impaginati correttamente, cliccare su Annullae verificare la corretta composizione del file .csv prima di riprovare l’importazione.
File delle varianti La procedura è identica all’import del file dei prodotti.
Da questa pagina si creano nuovi prodotti di magazzino liberi da documenti fiscali di acquisto.
Barcode
Attenzione!! Provare a leggere i barcode del prodotto: se il prodotto è già presente in Stomatikos verranno proposti i suoi dati, per velocizzare l’inserimento. Se nessuno è censito, scegliere il barcode che sarà associato come nuovo barcode del prodotto. Sarà possibile aggiungere in seguito altri barcode richiamando il prodotto dalla funzione Operazioni
Fornitore
Indicare il fornitore a cui associare il nuovo prodotto. Se non presente, aggiungere in Anagrafica Fornitori prima di inserire il prodotto
Codice
Se reperibile, inserire un codice o assegnarne uno, che sarà utilizzabile nei campi di ricerca del prodotto, altrimenti ne sarà generato uno da Stomatikos assieme al barcode interno
Nome del prodotto
Descrizione testuale del prodotto. Potrà essere corretto dalla funzione Movimenti
Marca
Campo solo testuale con il dato facoltativo da inserire, se la marca è rilevante
Ubicazione
Attenzione!! Scegliere e inserire l’ubicazione di magazzino in cui il prodotto viene caricato
Quantità arrivata
Inserire la quantità di imballi arrivata: i prodotti, nel loro imballaggio, possono essere “singoli” e pertanto prelevati interi oppure possono contenere più confezioni singole/monodose (es: 1 imballo con 12 confezioni)
X confezione
Inserire il numero di confezioni presente nell’imballo, se vogliamo caricare/scaricare il magazzino per singola confezione. Se lasciato vuoto, o inserito il numero 1, l’imballo sarà considerato “intero” e privo di confezioni interne
Prezzo
Inserire il prezzo di acquisto, se disponibile
Lotto
Importante!! Inserire il lotto di produzione, che è l’informazione primaria per i controlli e la creazione delle etichette barcode interne del prodotto
Scadenza
Inserire la scadenza del prodotto, che sarà utile per gestire gli alert dei prodotti in scadenza
Cliccando si conclude l’operazione e si visualizza il messaggio di buon esito dell’operazione
I dati non vengono salvati e si annulla l’operazione
Da questa pagina si effettuano registrazione di trasferimenti di prodotti da una ubicazione di origine verso una ubicazione di destinazione. Le operazioni sono precise grazie alla possibilità di ricerca prodotto tramite Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome; l’utilizzo di un lettore di barcode (1d, datamatrix e QR) rende le operazioni più veloci. La prima azione da fare è ricercare il prodotto da movimentare tramite il campo sotto:
Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome
Nel campo di ricerca “Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Se il prodotto ha più di un barcode devo provare l’identificazione con una lettura di barcode alla volta. Cliccare su per visualizzare il prodotto. La ricerca per nome può dare risultati multipli, da cui scegliere il prodotto da movimentare. Attenzione!! Se il prodotto non è presente nella ubicazione di origine, il prodotto non sarà visualizzato anche se presente in altre ubicazioni.
Ubicazione di origine
Selezionare l’ubicazione di origine, da cui esce il prodotto con una registrazione di scarico.
Ubicazione di destinazione
Selezionare l’ubicazione di destinazione, in cui entra il prodotto con una registrazione di carico.
Con i tasti sotto descritti si procede:
Cliccando si conclude l’operazione e si visualizza il messaggio di buon esito dell’operazione. Sarà visibile in Movimenti con la causale TRASF
I dati non vengono salvati e si annulla l’operazione
Dalla funzione si procede al carico dei prodotti in magazzino importandoli direttamente da un file di fattura elettronica xml.
Attenzione!! Se la fattura caricata fa riferimento a D.D.T. oppure a fatture (es. da una copia di cortesia) registrate in precedenza tramite la funzione Arrivo merce, la fattura verrà visualizzata a video, ma non caricata.
In questo caso, effettuerà invece il controllo delle righe riconoscendo quelle già caricate dai D.D.T. presenti al suo interno ed a cui si riferisce la fattura stessa, inserendo i prezzi di costo dei prodotti non valorizzati, ed eventualmente aggiunge ( e carica) solo i prodotti non precedentemente caricati. Allo stesso modo una fattura non viene importata o elaborata più di una volta.
File fattura
Selezionare un file di fattura in formato xml e caricarlo. Attenzione!! Il tempo di caricamento dipende dalla grandezza della fattura e dall’elaborazione che permette di proporre i prodotti potenzialmente equivalenti a quelli caricati.
Data carico magazzino
Inserire la data di carico da registrare in magazzino, che può essere diversa dalla data della fattura.
Ubicazione di carico
Indicare l’ubicazione di magazzino nel quale viene caricata la merce.
Ricerca
Le fatture importate con file xml sono richiamabili e poi eliminabili tramite la funzione di ricerca.
Mostra fatture dal al
Alla fine della ricerca viene presentato il listato delle fatture caricate. Sarà possibile cancellare la fattura importata tramite il tasto Elimina.
Importa anagrafica prodotti da fatture
Questa funzione consente di importare un file compresso .zip contente i file .xml delle fatture di acquisto dello Studio, possibilmente di un periodo ampio. Attenzione!! Vengono importati i soli dati di Anagrafica: codice del fornitore (se presente), descrizione del prodotto, prezzo. Non vengono importate le quantità, da inserire con Inventario o movimenti di carico libero.
File zip fatture
Attenzione!! Creare blocchi di max 8 MB di fatture per evitare tempi lunghi di elaborazione e snellire le procedure. Il numero di fatture xml in un blocco dipende dalla pesantezza dei file xml alle volte contengono allegati che rendono grandi tali file.
Completata l’importazione il sistema propone l’elenco dei prodotti importati, visualizzabili in Operazioni, Inventario e in Consulta (selezionando Mostra quantità zero).
Da questa pagina si controllano ed integrano i dati della fattura elettronica. Attenzione!! Una volta caricata e visibile a video, Stomatikos ha già aggiornato il magazzino: prima di uscire dalla schermata, rendendo definitiva l’acquisizione, è possibile eliminare le righe che non sono di pertinenza del magazzino. L’intera fattura è invece eliminabile richiamandola dal listato fatture.
Dalla riga
E’ possibile stampare i barcode interni dei prodotti filtrati e visibili a video. Attenzione!! Inserire i dati di Lotto e Scadenza prima di stampare le etichette con i barcode interni, se utile: tali dati sono usati nella creazione del barcode. Si fa presente che la stampa etichette avviene per numero imballi (dove apporre il barcode da noi stampato) e non per confezioni: Stomatikos provvede al calcolo. Esempio: all’arrivo merce si sono caricati 4 imballi da 5 confezioni (tot. 20 confezioni) e se ne sono usate 7 confezioni, con una giacenza di 13, Stomatikos stampa 3 copie del barcode. Attenzione!! Si ricorda di indicare preventivamente i margini del foglio di stampa (formato A4) nella pagina Preferenze. Per evitare spreco di etichette, sarà possibile indicare la riga di inizio stampa prima di avviarne il processo
Il file xml della fattura elettronica viene elaborato per mostrare due tipi di dati:
RIGA GRIGIA
Sono le righe con i prodotti della fattura, dove inserire/verificare i dati relativi al prodotto acquistato
RIGA BIANCA
Sono le righe con i prodotti proposti da Stomatikos come similari; il sistema ha calcolato una % di equivalenza tale da essere mostrato allo Studio per valutarlo
Riga fattura Foto
Viene indicato un numero progressivo e una foto se disponibile
Cod. 1
E’ il primo codice di prodotto rilevato in fattura, presente anche nei d.d.t. in caso di fattura differita
Cod. 2
E’ un eventuale secondo codice di prodotto, raramente presente anche nei d.d.t. in caso di fattura differita
Prob. %
Nella riga bianca, indica la % di probabilità che il prodotto proposto da Stomatikos sia lo stesso di quello in fattura.
Descrizione
Descrizione testuale del prodotto, che può differire con altri documenti. Potrà essere corretto dalla funzione Movimenti. Nella riga bianca, per una completa valutazione del prodotto equivalente proposto, appare il link alla pagina prodotto del sito del fornitore
Marca
Il campo marca è solitamente non valorizzato con l’importazione xml in quanto spesso non indicato dal Fornitore in maniera rilevabile
Prezzi
Il prezzo dell’articolo in fattura, oppure del prodotto identificato come similare da Stomatikos
Fornitore
Il Fornitore del prodotto che il sistema ha calcolato con una % di equivalenza tale da essere mostrato allo Studio per valutarlo
Identifica
Nella righe bianche, il sistema consente di indicare se il prodotto di un altro fornitore presente nel motore di ricerca e proposto a video è lo stesso rispetto a quello acquistato.
Il numero sotto la mano indica quanti studi hanno indicato l’equivalenza.
Quantità arrivata
su 5 – La quantità di imballi arrivata è importata dalla fattura: i prodotti, nel loro imballaggio, possono essere “singoli” oppure possono contenere più confezioni singole/monodose (es: 1 imballo con 12 confezioni) X Confezioni – Inserire il numero di confezioni presente nell’imballo, se vogliamo caricare/scaricare il magazzino per singola confezione. Se lasciato vuoto, o inserito il numero 1, l’imballo sarà considerato “intero” e privo di confezioni interne
Altri dati
Lotto
Importante!! Inserire il lotto di produzione, che è l’informazione primaria per i controlli e la creazione delle etichette barcode interne del prodotto
Scadenza
Inserire la scadenza del prodotto, che sarà utile per gestire gli alert dei prodotti in scadenza
Barcode
Associare uno o più barcode al prodotto. Attenzione!! Se presente, si consiglia di associare il barcode “classico” 1d, prima di usare Datamatrix o QR che possono avere codici molto lunghi
No scadenza
Attenzione!! Se non viene inserito Lotto e scadenza, per abbinare un barcode è obbligatorio spuntare il campo , altrimenti il sistema non fa andare avanti
Non considerare
Il tasto serve ad eliminare le righe di fattura che non hanno pertinenza con il magazzino (spese d’incasso, trasporto, altro)
Da questa funzione si procede alla registrazione dell’arrivo della merce, che può avvenire per:
Da questa pagina si controllano ed integrano i dati della fattura elettronica. Attenzione!! Una volta caricata e visibile a video, Stomatikos ha già aggiornato il magazzino: prima di uscire dalla schermata, rendendo definitiva l’acquisizione, è possibile eliminare le righe che non sono di pertinenza del magazzino. L’intera fattura è invece eliminabile richiamandola dal listato fatture.
Dalla riga
E’ possibile stampare i barcode interni dei prodotti filtrati e visibili a video. Attenzione!! Inserire i dati di Lotto e Scadenza prima di stampare le etichette con i barcode interni, se utile: tali dati sono usati nella creazione del barcode. Si fa presente che la stampa etichette avviene per numero imballi (dove apporre il barcode da noi stampato) e non per confezioni: Stomatikos provvede al calcolo. Esempio: all’arrivo merce si sono caricati 4 imballi da 5 confezioni (tot. 20 confezioni) e se ne sono usate 7 confezioni, con una giacenza di 13, Stomatikos stampa 3 copie del barcode. Attenzione!! Si ricorda di indicare preventivamente i margini del foglio di stampa (formato A4) nella pagina Preferenze. Per evitare spreco di etichette, sarà possibile indicare la riga di inizio stampa prima di avviarne il processo
Attenzione!! Le registrazioni di movimenti di correzione sono soggette alla regola dell’inserimento della quantità arrivata assoluta,da inserire nelle funzioni di correzione di Arrivo Merce, e pertanto generano movimenti di quantità in correzione (in più o in meno) coerenti con quella regola.
Foto ID prodotto
E’ visibile una foto, se disponibile, e l’id prodotto del sito web del fornitore nel motore di ricerca. Con “esterno” viene indicato il prodotto importato non dal motore
Codice
E’ un codice prodotto rilevato dal sito web oppure da un ordine di fornitore esterno
Descrizione
Descrizione testuale del prodotto, che può differire con altri documenti. Potrà essere corretto dalla funzione Movimenti. Nella riga bianca, per una completa valutazione del prodotto equivalente proposto, appare il link alla pagina prodotto del sito del fornitore
Variante
Se presente una variante di prodotto viene proposta nella sua specifica
Marca
Il campo marca è solitamente valorizzato se il prodotto proviene dal sito web del Fornitore
Quantità ordinata
La quantità ordinata
Quantità fatturata
La quantità indicata nel documento fiscale: può essere uguale, minore o maggiore dell’ordinato. Stomatikos lo proporrà ed aggiornerà ad ogni modifica
Arrivato precedente
La quantità di prodotto registrata come arrivata in precedenza all’attuale consultazione/modifica.
Quantità mancante
La quantità eventualmente mancante per completare la quantità ordinata.
Prezzo catalogo
Il prezzo di catalogo dell’articolo, al lordo di eventuali sconti.
Prezzo scontato
Il prezzo netto dell’articolo, solitamente non valorizzato nei d.d.t.
Quantità arrivata metti a posto con fatturra quisto
su 5 – La quantità di imballi arrivata è importata dalla fattura: i prodotti, nel loro imballaggio, possono essere “singoli” oppure possono contenere più confezioni singole/monodose (es: 1 imballo con 12 confezioni) X Confezioni – Inserire il numero di confezioni presente nell’imballo, se vogliamo caricare/scaricare il magazzino per singola confezione. Se lasciato vuoto, o inserito il numero 1, l’imballo sarà considerato “intero” e privo di confezioni interne
Altri dati o informazioni da inserire?
Lotto
Importante!! Inserire il lotto di produzione, che è l’informazione primaria per i controlli e la creazione delle etichette barcode interne del prodotto
Scadenza
Inserire la scadenza del prodotto, che sarà utile per gestire gli alert dei prodotti in scadenza
Barcode
Associare uno o più barcode al prodotto. Attenzione!! Se presente, si consiglia di associare il barcode “classico” 1d, prima di usare Datamatrix o QR che possono avere codici molto lunghi
No scadenza
Attenzione!! Se non viene inserito Lotto e scadenza, per abbinare un barcode è obbligatorio spuntare il campo , altrimenti il sistema non fa andare avanti
Da questa funzione si procede sia all’inserimento che alla modifica di prodotti arrivati senza ordinazione da Stomatikos.
INSERIMENTO PRODOTTO
Attenzione!! Se disponibile, una volta inseriti i dati fiscali ed ubicazione, inserire per primo il barcode del prodotto per provare una identificazione. Se presente in Stomatikos, saranno caricate le informazioni disponibili per velocizzare l’operazione.
Tipo doc.
Attenzione!! Indicare il tipo di documento senza commettere errori: è importante in caso di caricamento xml del medesimo documento
Numero doc.
Attenzione!! Indicare il numero di documento esattamente come è scritto, senza commettere errori: è importante in caso di caricamento xml del medesimo documento
Data doc.
Attenzione!! Indicare la data del documento senza commettere errori: è importante in caso di caricamento xml del medesimo documento
Fornitore
Il Fornitore che ha inviato la merce
Ubicazione
Indicare l’ubicazione di carico del prodotto arrivato
Barcode
Attenzione!! Se disponibile, inserire per primo il barcode del prodotto per provare una identificazione. Se presente in Stomatikos, saranno caricate le informazioni disponibili per velocizzare l’operazione.
Codice
Inserire il codice prodotto presente nel documento fiscale, se presente. Altrimenti è possibile inserirne uno o lasciare il campo in bianco e provvederà Stomatikos a crearne uno
Nome del prodotto
Inserire il nome del prodotto come scritto nel documento fiscale, se possibile.
Marca
Inserire la marca del prodotto
Quantità arrivata
Inserire la quantità di imballi arrivata: i prodotti, nel loro imballaggio, possono essere “singoli” e pertanto prelevati interi oppure possono contenere più confezioni singole/monodose (es: 1 imballo con 12 confezioni)
X confezione
Inserire il numero di confezioni presente nell’imballo, se vogliamo caricare/scaricare il magazzino per singola confezione. Se lasciato vuoto, o inserito il numero 1, l’imballo sarà considerato “intero” e privo di confezioni interne
Prezzo
Inserire il prezzo di acquisto, se disponibile. Sarà inseribile in seguito se il d.d.t. non è valorizzato, oppure sarà inserito automaticamente dall’importazione della fattura elettronica xml, se effettuata.
Lotto
Importante!! Inserire il lotto di produzione, che è l’informazione primaria per i controlli e la creazione delle etichette barcode per il prodotto
Scadenza
Inserire la scadenza del prodotto, che sarà utile per gestire gli alert dei prodotti in scadenza.
Cliccando si conclude l’operazione e si visualizza il messaggio di buon esito dell’operazione
I dati non vengono salvati e si annulla l’operazione
MODIFICA PRODOTTO
Per procedere alla modifica, inserire i dati del documento fiscale inserito. Attenzione!! La modifica avviene inserendo nella Quantità il valore assoluto arrivato, non è incrementale. Stomatikos provvede a calcolare le correzioni di quantità, visibili in magazzino con la causale CORR. Se, ad esempio, ho inserito erroneamente 6 nel campo quantità, ma ne sono arrivate 10, non devo inserire 4, ma 10.
Da questa funzione si creano le ubicazioni di magazzino. Si troverà già creata una ubicazione denominata “magazzino principale”, ed indicata come “ubicazione di default” nella pagina Preferenze. Almeno una ubicazione è sempre necessaria al funzionamento del magazzino.
Sigla
Indicare una breve sigla identificativa. Attenzione!! La sigla, una volta salvata la riga, non è modificabile
Nome
Indicare il nome dell’ubicazione, che sarà sempre modificabile
Azioni
Con il tasto si può modificare il nome, mentre con si procede all’eliminazione dell’ubicazione. Attenzione!! Si possono eliminare ubicazioni che non hanno movimenti.
Con i tasti sotto descritti si procede a:
Apre la funzione di creazione dell’ubicazione di magazzino, dove assegnare una sigla e la descizione dell’ubicazione. Attenzione!! Si ricorda che la sigla assegnata non è modificabile.
Permette la stampa dei barcode identificativi delle ubicazioni di magazzino, che saranno scannerizzate dal lettore barcode al momento di imputare le operazioni.
Con Annulla l’ubicazione non viene creata e si chiude la procedura
Da questa pagina si effettuano diverse operazioni di magazzino. Le operazioni sono precise grazie alla possibilità di ricerca prodotto tramite Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome; l’utilizzo di un lettore di barcode (1d, datamatrix e QR) rende le operazioni più veloci. La prima azione da fare è ricercare il prodotto da movimentare tramite il campo sotto:
Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome
Nel campo di ricerca “Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Posso associare più di un barcode al prodotto in modo da poter leggerne uno qualunque per trovarlo nelle operazioni, altrimenti devo provare l’identificazione con una lettura barcode alla volta. La ricerca per nome può dare risultati multipli, da cui scegliere il prodotto da movimentare cliccando sul numero azzurro della Giacenza.
Dai pulsanti Aggiungi prodotto, Trasferimento, Prelievo diretto si accede a funzioni specifiche descritte in fondo alla pagina. Una volta effettuata la ricerca, si apre la maschera che permette le operazioni, composta dagli elementi sotto.
Centro di costo
Indicare il centro di costo a cui associare l’operazione. Nella funzione Preferenze viene indicato un centro di costo di default, proposto come primo per velocizzare le operazioni.
Ubicazione default per carico e scarico
Attenzione!! Da indicare obbligatoriamente per caricare o scaricare un prodotto senza cercarlo dalla pop-up di giacenza. Il prodotto può essere:
caricato: il prodotto viene sempre caricato nel magazzino di default indicato;
scaricato: viene scaricato solamente se presente e per la quantità massima presente nel magazzino di default.
L’indicazione di una ubicazione di default è sempre richiesta.
Data operazione
Inserire la data dell’operazione di carico o scarico. Attenzione!! non sarà modificabile in seguito.
Sono i tasti con cui le operazioni vengono eseguite, una volta completato l’inserimento dati nella maschera sotto. Al termine dell’operazione il sistema avverte del buon esito dell’operazione.
Effettuata la ricerca, viene proposto il prodotto (o i prodotti) trovati in magazzino, con tutte le informazioni necessarie per concludere l’operazione voluta. Vengono visualizzati i campi sotto:
Foto/Id prodotto
Si visualizzano la foto e il codice ID del sito web del produttore, se presente e rilevato da Stomatikos
Barcode
Uno o più barcode (1d, Datamatrix e QR) associati al prodotto all’arrivo; da questa maschera si possono associare altri barcode al prodotto ricercato leggendoli nel campo “Aggiungi barcode“
Nome (codice)
E’ il nome prodotto, come inserito manualmente o importato da fatture elettroniche (file xml), e codice prodotto indicato manualmente o egualmente importato
Marca
E’ visualizzata nel caso sia stata inserita manualmente o rilevata dal motore di ricerca o da fattura elettronica xml
Fornitore
Il fornitore è visibile per tutti i fornitori censiti nel motori di ricerca o inseriti manualmente
Prezzo scontato
Il prezzo finale di acquisto del prodotto, rilevato ddalle funzioni Arrivo merce oppure Fatture Acquisto
Giacenza totale
La quantità di prodotto presente in questo momento in magazzino, calcolata come somma algebrica fra inventario iniziale, carico da arrivo merce e scarico da utilizzo prodotti. Cliccando sul numero azzurrosi visualizza l’ubicazione delle quantità in giacenza. Sopra è riportata l’unità di misura del prodotto. Con “Conf” si indica il numero totale di confezioni in magazzino (i singoli imballi possono contenere più confezioni singole/monodose). Se l’U.M. non è presente, si indica che il prodotto è in singolo imballo
Causale
La motivazione del movimento registrato, in base alle casistiche della prima tabella causali
Variante
Se presente una variante di prodotto viene proposta nella sua specifica
Ubicazione (sigla)
L’ubicazione di magazzino a cui fa riferimento il movimento registrato
Lotto
Visualizza i prodotti appartenenti a quello specifico lotto di produzione
Scadenza
Visualizza tutti prodotti presenti in magazzino che scadono entro la data inserita
Quantità (carico/scarico) (imballi/confezioni)
La quantità di prodotto oggetto di movimentazione in aumento (carico) o diminuzione (scarico) delle quantità presenti in magazzino
Confezioni per imballi
Attenzione!! Se attivo in quanto viene movimentato un prodotto non esistente, indicare quante confezioni sono presenti dentro un singolo imballo
Aggiungi barcode
E’ possibile associare più di un barcode al singolo prodotto: leggetelo in questo campo, e diviene di colore verde per confermare il buon esito dell’operazione
No scadenza
Se il prodotto non ha scadenza, selezionare il campo per poter procedere all’aggiunta del barcode.
PULSANTI PER FUNZIONI SPECIFICHE
Si entra nella maschera di creazione e carico di un nuovo prodotto non presente in magazzino, nel caso non si debba utilizzare le funzioni di Arrivo merce oppure Fatture Acquisto
Si entra nella maschera di trasferimento da una ubicazione di partenza ad una di destinazione di prodotti presenti in magazzino
Si entra nella maschera di prelievo (scarico) di un prodotto presente nel magazzino indicato, associato ad un Centro di costo indicabile nel movimento
CREA NUOVO PRODOTTO
Da questa pagina si creano nuovi prodotti di magazzino liberi da documenti fiscali di acquisto.
Barcode
Attenzione!! Provare a leggere i barcode del prodotto: se il prodotto è già presente in Stomatikos verranno proposti i suoi dati, per velocizzare l’inserimento. Se nessuno è censito, scegliere il barcode che sarà associato come nuovo barcode del prodotto. Sarà possibile aggiungere in seguito altri barcode richiamando il prodotto dalla funzione Operazioni
Fornitore
Indicare il fornitore a cui associare il nuovo prodotto. Se non presente, aggiungere in Anagrafica Fornitori prima di inserire il prodotto
Codice
Se reperibile, inserire un codice o assegnarne uno, che sarà utilizzabile nei campi di ricerca del prodotto, altrimenti ne sarà generato uno da Stomatikos assieme al barcode interno
Nome del prodotto
Descrizione testuale del prodotto. Potrà essere corretto dalla funzione Movimenti
Marca
Campo solo testuale con il dato facoltativo da inserire, se la marca è rilevante
Ubicazione
Attenzione!! Scegliere e inserire l’ubicazione di magazzino in cui il prodotto viene caricato
Quantità arrivata
Inserire la quantità di imballi arrivata: i prodotti, nel loro imballaggio, possono essere “singoli” e pertanto prelevati interi oppure possono contenere più confezioni singole/monodose (es: 1 imballo con 12 confezioni)
X confezione
Inserire il numero di confezioni presente nell’imballo, se vogliamo caricare/scaricare il magazzino per singola confezione. Se lasciato vuoto, o inserito il numero 1, l’imballo sarà considerato “intero” e privo di confezioni interne
Prezzo
Inserire il prezzo di acquisto, se disponibile
Lotto
Importante!! Inserire il lotto di produzione, che è l’informazione primaria per i controlli e la creazione delle etichette barcode interne del prodotto
Scadenza
Inserire la scadenza del prodotto, che sarà utile per gestire gli alert dei prodotti in scadenza
Cliccando si conclude l’operazione e si visualizza il messaggio di buon esito dell’operazione
I dati non vengono salvati e si annulla l’operazione
PRELIEVO DIRETTO
Da questa pagina si effettuano registrazioni di prelievo (scarico) di prodotti da una ubicazione. Le operazioni sono precise grazie alla possibilità di ricerca prodotto tramite Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome; l’utilizzo di un lettore di barcode (1d, datamatrix e QR) rende le operazioni più veloci. La prima azione da fare è ricercare il prodotto da movimentare tramite il campo sotto:
Barcode/Id prodotto/Codice fornitore/Nome
Nel campo di ricerca “Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Se il prodotto ha più di un barcode devo provare l’identificazione con una lettura di barcode per volta.
Cliccare su per visualizzare il prodotto. La ricerca per nome può dare risultati multipli, da cui scegliere il prodotto da movimentare. Attenzione!! Se il prodotto non è presente nella ubicazione di origine, il prodotto non sarà visualizzato anche se presente in altre ubicazioni.
Ubicazione di origine
Selezionare l’ubicazione di origine, da cui esce il prodotto con una registrazione di Prelievo (scarico).
Centro di costo
Selezionare il centro di costo a cui collegare il movimento. Si ricorda che il cento di costo di default è impostato nella pagina Preferenze
Con i tasti sotto descritti si procede:
Cliccando si conclude l’operazione di prelievo e si visualizza il messaggio di buon esito dell’operazione. Sarà visibile in Movimenti con la causale PRELD
I dati non vengono salvati e si annulla l’operazione
TRASFERIMENTO
Da questa pagina si effettuano registrazione di trasferimenti di prodotti da una ubicazione di origine verso una ubicazione di destinazione. Le operazioni sono precise grazie alla possibilità di ricerca prodotto tramite Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome; l’utilizzo di un lettore di barcode (1d, datamatrix e QR) rende le operazioni più veloci. La prima azione da fare è ricercare il prodotto da movimentare tramite il campo sotto:
Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome
Nel campo di ricerca “Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Se il prodotto ha più di un barcode devo provare l’identificazione con una lettura di barcode alla volta. Cliccare su per visualizzare il prodotto. La ricerca per nome può dare risultati multipli, da cui scegliere il prodotto da movimentare. Attenzione!! Se il prodotto non è presente nella ubicazione di origine, il prodotto non sarà visualizzato anche se presente in altre ubicazioni.
Ubicazione di origine
Selezionare l’ubicazione di origine, da cui esce il prodotto con una registrazione di scarico.
Ubicazione di destinazione
Selezionare l’ubicazione di destinazione, in cui entra il prodotto con una registrazione di carico.
MODIFICA PRODOTTO
Da questa pagina si effettua la modifica della descrizione e/o del fornitore di un prodotto. Le operazioni sono precise grazie alla possibilità di ricerca prodotto tramite Codice a barre/Codice fornitore/Nome; l’utilizzo di un lettore di barcode (1d, datamatrix e QR) rende le operazioni più veloci. La funzione è intuitiva; la prima azione da fare è ricercare il prodotto da movimentare tramite il campo sotto:
Codice a barre/Codice fornitore/Nome
Nel campo di ricerca “Codice a barre/Id prodotto/Codice fornitore/Nome” posso ricercare un prodotto tramite tutte le variabili indicate. Attenzione!! Se il prodotto ha più di un barcode devo provare l’identificazione con una lettura di barcode alla volta. Cliccare su per visualizzare il prodotto. La ricerca per nome può dare risultati multipli, da cui scegliere il prodotto da modificare.
Attenzione!! I prodotti che sono contrassegnati da un Id prodotto (principalmente quelli presenti nel motore di ricerca) non sono modificabili.
Con i tasti sotto descritti si procede:
Cliccando si conclude l’operazione e si visualizza il messaggio di buon esito dell’operazione. Sarà visibile in Movimenti con la causale TRASF
I dati non vengono salvati e si annulla l’operazione
Dalla funzione si procede alla chiusura dell’inventario con la registrazione della nuova posizione di magazzino iniziale.
Attenzione!! I dati di inventario non sono modificabili, si consiglia di confermarli dopo una attenta verifica. Si deve inserire:
Data dell’inventario:
Compilare con la data dell’inventario, che consigliamo essere una data che registra i soli movimenti di inventario.
Ora e minuto:
L’orario è importante per avere certezza dell’inserimento prima di ogni eventuale movimento post inventario
Ubicazione inventariata
Indicare l’ubicazione di magazzino per la quale si procede alla chiusura di inventario, con conseguente scrittura dati
Inventario totale e completo del magazzino
Attenzione!! Spuntare il campo se si vuole procedere alla chiusura dell’inventario per tutte le ubicazioni assieme.
Il sistema avverte che i dati di giacenza pregressi saranno eliminati e sostituiti con i dati di inventario. Attenzione!! C’è un alert finale: con l’ulteriore conferma si procede alla chiusura definitiva.
Il magazzino è pensato per l’uso dei codici a barre siano essi 1D, Datamatrix, Qrcode, al fine di rendere veloci le operazioni di carico ma soprattutto di scarico (utilizzo) dei prodotti via via prelevati. Per questo è indispensabile un lettore di barcode preferibilmente wirless così da adattarsi ad ogni possibile utilizzo in mobilità.
Ma la vera premessa indispensabile – per l’esperienza acquisita anche dialogando con molti di voi – è un rigoroso e continuativo mantenimento di regole e procedure interne molto definite: perché oltretutto è la migliore garanzia, non solo di evitare sprechi e sorprese negative, ma di semplificare realmente il flusso di lavoro in entrata ed in uscita.
Per questo al primo accesso dobbiamo indicare “come” è impostato il lavoro dello Studio. In PREFERENZE, oltre alla personalizzazione della propria password, troverete: “Stampa barcode”. È sufficiente dare un codice ad ogni referente dello Studio; stamparli in un unico foglio; appenderlo in magazzino.
Da questo momento ogni operazione ha un “chi, cosa, quando”. Un semplice tablet presente in magazzino, collegato al portale Stomatikos registrerà ogni movimento. E’ possibile inoltre (ove necessario): creare dei Centri di costo (singola poltrona, un dottore…) a cui abbinare i movimenti di magazzino, per avere una rendicontazione di quantità e costo dei prodotti utilizzati. Anche per questa funzione si stampa un semplice foglio A4 contenete i barcode da leggere per abbinare il movimento al centro di costo. (Per chi vuole gestire un unico Centro di Costo questo viene indicato di default in automatico ad ogni operazione).
Al primo accesso in Stomatikos, procedere alla personalizzazione dei propri parametri. Vai in PROFILO e:
Rivedi i tuoi dati aziendali: controlla che siano corretti;
Seleziona i fornitori di cui vuoi ricercare i prodotti: i fornitori che saranno spuntati appariranno nei risultati di ricerca dei prodotti;
Rivedi i dati di invio ordini: troverai i dati di default di ogni fornitore (ordine minimo, spedizione gratis ecc..) assieme al nome del referente e l’email a cui saranno inviati gli ordini. Puoi inserire dati diversi se hai accordi o referenti personalizzati;
Carica il tuo logo: inserisci il logo del tuo studio per personalizzare le stampe che saranno inviate da Stomatikos.
Stomatikos è pensato per poter essere usato da tutto lo Studio: dalla pagina UTENTI è possibile dare l’accesso ai collaboratori, con ruolo e quindi responsabilità diverse, così da avere la tracciatura di tutte le operazioni.
I RAPPORTIconsentono di tenere sotto controllo i numeri che generi con Stomatikos.
PIATTAFORMA DI PROVA STOMATIKOS
Stomatikos mette a disposizione dello Studio una piattaforma di test, al fine di fare pratica e prove liberamente, senza avere il timore di operare sul proprio Studio in maniera non corretta. In questo ambiente si può quindi operare e “sbagliare” per imparare senza fare alcun danno. Attenzione!! I dati presenti in questa piattaforma sono dimostrativi, non corrispondono ai siti dei Fornitori.
Sotto indichiamo l’indirizzo della piattaforma a cui collegarsi, e le credenziali di accesso.
Per prima cosa, nella funzione UBICAZIONI possiamo creare le ubicazioni del magazzino, ulteriori rispetto a quella di default, già presente: cioè i luoghi fisici (stanze, armadi, sterilizzazione…) in cui vengono riposti e prelevati i prodotti.
Ovviamente dovremo iniziare procedendo all’Inventario – che ricordiamo essere l’unico sistema per iniziare ad operare con dati corrispondenti alla realtà. Per agevolare proprio la fase iniziale di inserimento manuale si consiglia di usare la funzione Importa anagrafica prodotti da fatture: con essa si importano i dati anagrafici (descrizione, prezzo, codice) reperiti nelle fatture elettroniche di un arco temporale abbastanza ampio, così da creare un database prodotti “in automatico”.
Fatto questo potremo procedere con l’inventario, andando ad ricercare i prodotti per nome al fine di indicarne la quantità, lotto, scadenza, quantità minima da detenere in giacenza ed abbinare, leggendolo con il lettore, il codice a barre del prodotto. Dal secondo inventario basterà richiamare il barcode direttamente.
Effettuato l’inventario vediamo tutte le funzioni a disposizione, iniziando da quelle di carico possibili, partendo dall’arrivo di prodotti ordinati a fornitori presenti nel Motore Stomatikos ed anche non presenti, cioè esterni.
Attenzione!! Tenendo conto dell’enorme varietà dei prodotti ma anche delle loro modalità di confezionamento singolo o multiplo, Stomatikos permette di indicare come operare scegliendo tra:
IMBALLO: i prodotti, nel loro imballaggio, possono essere “singoli” e pertanto prelevati interi; possono contenere più confezioni singole/monodose (es: 1 imballo con 12 confezioni) ma sarà decisione dello Studio caricarli e scaricarli come singolo prodotto.
CONFEZIONE: indicando il numero di confezioni presenti nell’imballo, sarà decisione dello Studio caricarli e scaricarli per singola confezione.
Arrivo merce
Nella funzione Arrivo merce abbiamo infatti diverse casistiche:
Ordine inviato tramite Stomatikos: usiamo l’apposita funzione di dove vediamo a video l’elenco ordini inviati solo da revisionare, inserire i dati fiscali, abbinare i barcode ai prodotti;
Ordine non inviato tramite Stomatikos: usiamo l’apposita funzione dove inseriamo i dati fiscali ed ogni riga di prodotto (da fattura o d.d.t.) abbinandolo ai barcode.
Fatture acquisto
Dalla funzione Fatture acquisto, come già detto è possibile caricare in magazzino il contenuto di una fattura xml, che controllerà inoltre se l’ordine (tramite il controllo dei dati fiscali di fattura o d.d.t.) è già stato caricato manualmente tramite le funzioni sopradette, procedendo a correggere o valorizzare i prodotti.
Inventario
E’ possibile inventariare le singole ubicazioni al fine di avere la massima elasticità di questa operazione alle volte eseguita in più riprese.
Consulta
La consultazione di prodotti di magazzino è intuitiva e consente di visualizzare diverse informazioni in merito alla giacenza di un singolo prodotto, oltre a consentire l’inserimento della quantità minima di giacenza per il calcolo del Fabbisogno.
Movimenti
La consultazione dei movimenti di magazzino è intuitiva e consente di visualizzare i movimenti di carico, scarico e trasferimento tra ubicazioni con i dati di tracciamento per identificare precisamente lotti, scadenze, utente che ha effettuato l’operazione.
Rapporti
La funzione di rapporti di magazzino consente di stampare in formato PDF le elaborazioni di Posizione attuale (cioè le quantità in magazzino), movimenti e arrivo merce.
Operazioni
Effettuare operazioni di movimento del magazzino è intuitivo, e consente di registrare nuovi prodotti non compresi negli acquisti, movimenti di carico e scarico, prelievo diretto, trasferimento tra ubicazioni
Ubicazioni
E’ possibile creare più ubicazioni nel caso siano presenti, o lasciare il solo magazzino di default a cui imputare la movimentazione
Fabbisogno
Il calcolo del fabbisogno consente di generare una lista da usare per l’ordine di prodotti a cui è stata assegnata una quantità minima di scorta tramite la funzione Consulta.
La vera convenienza è l’armonizzazione tra la migliore offerta e il numero di prodotti da diversi, a volte troppi, fornitori, che può generare costi per il mancato minimo d’ordine e/o il costo di spedizione proprio di ogni singolo fornitore. Prima di effettuare gli ordini, controllare (Stomatikos lo segnala sempre) ed eventualmente modificare la scelta del/dei prodotto/i.
Primo accesso: prepara Stomatikos al lavoro
Al primo accesso in Stomatikos, procedere alla personalizzazione dei propri parametri:
PROFILO
Dalla pagina Profilo, rivedere i dati dello Studio, dei fornitori e altro come specificato nella Guida della pagina
PREFERENZE
Dalla pagina Preferenze, creare ed indicare i Centri di Costo
MAGAZZINO/UBICAZIONI
Dalla pagina Magazzino, entrare nella funzione Ubicazioni per crearne di aggiuntive, se necessario
Nella righe bianche, il sistema consente di indicare se il prodotto di un altro fornitore presente nel motore di ricerca e proposto a video è lo stesso rispetto a quello acquistato.
